インターネットFAX比較おすすめ8選

インターネットFAXとは、インターネットを通じてFAXの送受信ができるサービスのことです。パソコンやスマホがあれば誰もがどこからでも使えるサービスのため、外出先でも使え、業務効率化を図ることができます。

さらにFAX機が不要なため、紙代やインク代といった費用を削減でき、ペーパーレスを勧めることが可能です。企業によっては提供しているサービスに違いがあるため、複数のインターネットFAXサービスと比較して、自社に適したサービスを選びましょう。

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現在使用しているFAX番号やデバイスに対応しているか

現在使用しているFAX番号やデバイスが、新たに導入するFAXサービスに対応しているか確認しましょう。インターネットで利用できるFAX番号は主に全国共通の050番号、東京の03番号、大阪の06番号です。サービスによってはFAX番号の取り扱い範囲が異なるので、きちんと確かめる必要があります。

また送受信の容量も確認するとよいでしょう。容量が少ない場合、大容量ファイルや複数ページの送信時に制限が生じる可能性があります。これらの要素を考慮し、自社のニーズに適したサービスを選びましょう。

手数料や料金プランは予算に見合っているか

手数料や料金プランをあらかじめ調べ、自社の予算に見合っているかを比較しましょう。具体的には、初期費用、月額費用、送受信の費用を考慮することが大切です。その際はあらかじめ、自社の情報を収集しておくとよいでしょう。

たとえば、どこの企業とFAXのやりとりが多いか、紙の資料はどのくらい送るかなどを確認するとよいでしょう。サービスの中には無料トライアル期間があり、自社と合っているのか費用をかけずに使用感を試すことが可能です。

豊富な機能やカスタマイズ性があるか

豊富な機能やカスタマイズ性があるかに注目することも大切です。その1つとして、ファイル形式を確認するとよいでしょう。具体的には、PDF、Excel、Word、PowerPointなどがあります。

またサービスによっては送信できるファイル形式が異なります。普段使用しているファイル形式で送信できるか、送信先はファイル形式に希望はあるかなどを踏まえた上でサービスを選びましょう。

サポート体制はあるか、いつでも対応してくれるか

サポート体制はあるか、いつでも対応してくれるかを踏まえてサービスを選ぶとよいでしょう。FAXが利用できなくなると自社の連絡手段がなくなり、その間損失が出る可能性があります。

そのため障害が発生したときや緊急時にサポートを受けられるかどうかは重要です。24時間365日のサポート体制があると予想外な事態に陥ってもいつでも対応ができ、被害を抑えられます。十分なサポート体制が整っているのか、複数のサービスと比較し確認しましょう。

セキュリティ対策は十分か

インターネットを利用する以上、セキュリティ対策を十分におこなう必要があります。サーバー攻撃に合いデータが流出してしまうと、情報漏えいが起こり、自社に損失が出る可能性も考えられます。そのようなことがないためにも、利用するサービスはセキュリティ面では問題ないか確認することが大切です。

具体的な確認項目として、FAX送受信をするとき暗号化がおこなわれているか、管理画面へのアクセス権限の設定はできるかなどを見るとよいでしょう。セキュリティ対策は利用するサービスのみならず、自社でも対策をおこなうようにしましょう。

外出先でもFAXの送受信が可能なため業務効率化が図れる

インターネットFAXサービスを導入することで、外出先でもFAX送受信ができます。リアルタイムな対応ができるため、オフィスが閉まっているときでも迅速なやりとりをおこなえるでしょう。

またテレワークでもコミュニケーションがとりやすいです。インターネット環境があればいつでもどこでもFAXの受送信が可能です。これにより、業務効率化が図れるとともに、在宅勤務を推進できるでしょう。

費用削減とペーパーレス化が実現する

FAX機器は必要ないため、機器の購入費やレンタル費、メンテナンス費などさまざまな費用を削減でき、ペーパーレス化を実現することが可能です。印刷には紙とインクが必要となり、継続的な費用削減ができます。

また従来のFAXでは、相手に送信する前にPDFやExcel、Wordなどのデータをプリントアウトする必要がありました。インターネットFAXなら、データを選び送信をクリックするだけでそのままFAXが送れるため、手間がかからず、無駄なプロセスを省くことが可能です。

送信先の制限や紛失リスクの削減による安全な管理が可能

インターネットFAXでは、安全にデータの管理をおこなえます。従来のFAXでは、紙によるFAXの送受信が主流なため、紛失のリスクや第三者に見られるリスクがありました。

インターネットFAXなら、送信先の制限や紛失リスクを軽減できます。そのため機密性の高い文書を安心して送れるでしょう。また送信履歴や受信状況を詳しく確認できるため、インターネットを通じて送受信ができているか容易に確認ができます。

電子帳簿保存法に対応しやすい

インターネットを利用したサービスということもあり、電子帳簿保存法に対応しやすくなります。電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書、請求書などの保存処理にまつわる負担を軽減するため、電子データによる保存を認める法律です。

2024年1月からすべての事業主において、電子取引のデータ保存が義務化されます。インターネットFAXを利用することで、電子データとしての保存ができます。これにより、法的な要件を満たすことができ、2024年1月からの電子帳簿保存法改正にもスムーズな対応ができるでしょう。

手書きの資料は一度スキャンしてデジタル化する必要がある

文書はデジタル形式で送信する必要があるため、手書きの資料をFAXで送る場合、あらかじめスキャンしてデジタルデータに変換する必要があります。

そのため紙資料が多いとスキャンするのに手間がかかり、かえって生産性が落ちる可能性があります。普段から紙資料を主に利用する企業は注意が必要です。

インターネットFAXを導入する際は、事前にどのくらいの紙資料を用いているか確認することが大切です。自社の利用用途や資料のタイプを踏まえて、導入するか検討しましょう。

受信に気づかない、相手が確認したかわからない

従来のFAXは受信すると電話機から紙が出るため気づきやすいですが、インターネットFAXはメールによる受信と似ているため、受信に気づかない場合もあります。

こまめに確認しておかないと、見逃す可能性もあるため注意が必要です。メールを常に確認する習慣がある企業は、インターネットFAXを利用しても問題ないでしょう。

また相手がFAXを確認したかどうかがわかりません。そのため相手が確実にFAXを確認したことを知りたい場合は、確認した旨のFAXを返信するように促す必要があるでしょう。

インターネットFAXは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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