貿易管理システム比較おすすめ6選

貿易管理システムとは、輸出や輸入に関わる書類作成や在庫管理などの業務をサポートするシステムです。

貿易に関する業務には、貿易書類の作成や輸送の手配、通関手続き、スケジュール管理など幅広い業務があります。それに加えて荷主や税関、船会社といった関係者も多いため、管理が複雑で担当者の負担も大きくなってしまいがちです。

そこで近年では、業務効率や担当者の負担軽減のために貿易管理システムが導入されています。システムの導入により貿易に関する業務の一元化や書類作成の効率化といったメリットがあります。また通関や外国語など、専門知識を必要とする管理者の負担を減らすことが可能です。

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貿易手続きの管理

貿易に関連する手続きや書類の作成や提出、管理をサポートします。通関手続き、関税計算、税関書類の作成などがボタン操作のみでできるシステムもあり、活用すれば業務の効率がアップします。

受発注管理

輸出業務では受注契約や注文書に対応し、輸出数量の管理にも対応します。輸入業務では、注文書の発行や為替予約の引当、船積数量の残管理などに対応しています。輸入と輸出の両方で効率的に受発注管理が可能です。

外貨取引の管理

外貨による入金処理や支払処理、為替差損益を自動計算できる機能です。外貨ベースで債権および債務管理ができます。その都度、担当者が為替レートから計算する必要がなくなり、負担も軽減します。

在庫管理

入荷伝票や出荷伝票を登録すると、自動で在庫情報の更新やロットごとの在庫管理が可能です。システムによっては在庫単価の管理までおこなえるものもあります。適切な在庫の管理により、生産と需要のバランスを保ち、在庫にかかる費用を最小限に抑えられます。

管理業務の一元化および効率化が実現

システムの導入によって、貿易業務に関するさまざまな書類をデータで一元管理できます。情報の重複を防ぎ、迅速に必要な情報へのアクセスが可能です。

手作業でおこなっていた貿易手続きや書類作成、在庫管理などの作業をシステムによって自動化することで、業務の効率化が図れます。さらに作業時間の削減やヒューマンエラーの軽減も期待できます。

貿易業務の属人化を防ぎ人材不足を解消

煩雑な貿易業務の属人化を防ぎ、業務を標準化できます。一定の質で誰もが業務を遂行できるようになり、人材が不足している企業でも、少ない人数で効率的に業務を遂行できます。

また貿易業務に携わっている担当者にとって、システムの導入は書類作成サポートや為替差損益の自動計算など、複雑な業務の負担が軽減され、離職対策にもなるでしょう。

販売管理システムと比べて海外取引向けの機能が豊富

貿易管理システムには、外貨取引や為替レートの管理、通関書類の作成機能など、海外との取引で必要な機能が搭載されています。

たとえば為替レートの管理は、貿易をおこなう際になくてはならない業務です。手動で管理する場合、日々変わるレートに合わせて、その都度計算をしなければなりません。

あらかじめ為替レートの自動計算がシステムに搭載されていれば、担当者によるミスがなくなり負担も大きく減り、業務の効率化につながるでしょう。

このように海外との取引に必要な機能が搭載されている点も、貿易管理システムを導入するメリットの1つです。

国内取引の販売管理もおこなえるか

貿易の販売管理データは、国内取引での販売管理データと連携できれば、データが一元管理できるので、より業務が効率的におこなえます。システムを選ぶ際には、国内取引の販売管理もおこなえるものを選ぶのがおすすめです。

国内および国外両方の販売管理機能を備えている、または国内向けの販売管理システムとデータが連携可能なものを選ぶとよいでしょう。

Excelや既存の基幹システムと連携はできるか

今まで注文書などの書類をExcelで作成していた企業は、Excelのインポート機能があるシステムを選ぶと便利です。

インポート機能が搭載されていれば、Excelデータをそのままシステムに反映可能です。手動の手間が省け、効率的に転記できミスの防止にもなります。さらに既存の基幹システムと連携できるかも必ず確認しましょう。

たとえば会計システムと連携できれば、自動で数字が会計システムに反映されるなど、転記の手間が削減し、効率もアップします。また常に最新のデータを把握でき、経営上の判断にも役立てられるでしょう。

自社の業務内容に合っているか

システムによっては、賞味期限や消費期限の管理ができるものや、カラーやサイズ管理ができるものもあります。業界に特化したシステムが必要な場合は、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。そのためにも事前に自社にとって必要な機能を明確にしておきましょう。

またシステムによっては無料トライアルを実施しているので、気になるシステムがある場合は、ぜひトライアルを実施してみましょう。実際にトライアルで使用すると、使い勝手や自社に必要な機能がわかりますし、いざ導入する際もスムーズに進められます。

貿易管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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