外国人材雇用システムおすすめ7選

外国籍の人材を企業で雇用する際には、ビザの取得や在留資格の確認など煩雑な手続きが数多くあります。雇用後もビザの更新期限チェックなど多くの管理が必要となり、確認が漏れると法に背く危険があるため注意が必要です。

外国人材雇用システムは煩雑な手続きや期限チェックを漏れなく簡単にし、情報管理や共有をするシステムです。国内で外国人材を雇うのはもちろん、海外で現地の人材を雇用する場合にも役に立ちます。

クラウド型

インターネット上のサーバーから提供されるサービスを利用するタイプです。導入が手軽ですぐに利用できるのがメリットといえるでしょう。また保守やメンテナンスなどはベンダーがおこなうため、自社でする必要がありません。

ほとんどが月額費用を支払う形のため、予算の確保が必要です。セキュリティを自社でコントロールしにくい点も考慮しておきましょう。

ソフト型

購入したソフトを自社のパソコンにインストールして利用します。そのため必要な費用は製品代金のみで、リースで利用するのでないのなら月額料金はかかりません。

ただし、保守やメンテナンスを自社でする必要があります。メリットはセキュリティ対策を講じやすいことです。またカスタマイズ性に優れた製品もあります。

採用規模と金額は予算に見合っているか

外国人材雇用システムを導入する際に、多くの人がチェックするのは利用金額ではないでしょうか。しかし、ただ金額の安い高いではなく、採用規模ならびに費用が予算に見合っているかを確認する必要があります。

外国人材雇用システムは管理する人数によってプランが決められている場合が多いため、雇用する人数に見合ったシステムやプランを選びましょう。大規模な雇用をおこなう場合は、人数無制限のプランを選ぶと費用を削減できるケースもあります。

サポート体制は整っているか

新しいシステムを採用する際には、操作方法や効果的な使い方などのサポートが受けられると導入がスムーズになります。導入後も万一トラブルが発生した際にすぐに解決できるサポート体制が整っていれば、業務を止めることはありません。

また外国人材の雇用には必要な書類や、法的な制限など多くの煩雑な業務が必要です。たとえば在留資格の相談など専門知識の必要な点でサポートが受けられると、管理者の負担軽減に役立ちます。

サービスの設計は需要とマッチしているか

外国人材雇用システムとひと口に言っても、サービスの対象となる企業形態にはさまざまなものがあります。たとえば受入企業向けなのか、登録支援機関向けなのかによってサービスの設計は異なるでしょう。

さらに受入企業向けであっても、技能実習向けや特定技能向けなどによって雇用支援や管理方法はさまざまです。受入企業であるにもかかわらず登録支援機関向けのサービスを選ばないよう、機能やサービス内容を確認しましょう。

多言語対応しているか

社内に外国語に精通している人材がいれば、システムが多言語対応でなくても大丈夫かといえばそうではありません。特定のスタッフしか業務ができないと属人化につながるため、外国人材雇用においてはシステムの多言語対応が重要です。

雇用している外国人材へ英語や母国語でメールを送れたり、ビザや書類の更新指示が自動で出せると管理者の負担軽減につながります。英語や中国語、韓国語対応のシステムは多くありますが、その他の言語対応が必要な場合はベンダーへ問い合わせてみると良いでしょう。

書類の選定から作成の手間が省けるのでリソース削減がかなう

外国人材を雇用するには、法的な書類をいくつか役所へ提出する必要があります。提出する書類を作成するために、多くの企業では行政書士へ依頼しているのが現状でしょう。

しかし外国人材雇用システムを導入すれば、システム上で簡単に書類作成から役所への提出までおこなえるため行政書士への依頼は不要です。行政書士を探す手間や行政書士へ書類を提出する必要がなくなり、人事管理者の業務負担が削減されます。また行政書士へ依頼する費用の節約も可能です。

在留カード情報の自動管理により業務効率化が図れる

外国人材を雇用するにあたって、必ず確認しないといけないのが在留カードです。在留カードには就労制限の有無が記載されていて、就労が認められていない人材を雇った場合は不法就労を助長したとして罰則が課せられる可能性があります。

就労資格以外にも在留期限などを厳しくチェックする必要がある在留カードですが、被雇用者全員のカード情報管理は容易ではありません。外国人材雇用システムには、アプリで在留カードを読み取るだけで自動でテキスト化されるものがあります。手入力で情報を管理する手間がなく、業務効率化が可能です。

適切な法的手続きによって企業イメージが向上する

外国人材雇用システムには各種法的手続きをスムーズにおこなえる機能があります。オンラインで雇用状況届出書の提出ができたり、ビザの更新を申請できたりと手間なくできるため確実な手続きが実現するでしょう。

またビザの有効期限が近づくと企業と従業員にアラートを送信する機能や、ICチップを自動で読み取り在留カードの偽造確認ができる機能を持つシステムもあります。適切な法的手続きをおこなうことでクリーンな企業イメージが定着し、得意先はもちろん日本国内での就労を希望する外国人材からの信頼が得られるでしょう。

外国人人材のスキルを把握できるため適切な人材配置ができる

在留カードから読み取った情報や技能情報など、さまざまな外国人材のデータを一括管理可能です。管理している情報から、必要なポジションへ適切な人材を配置できるため外国人材活用の最適化につながるでしょう。

またネット環境があれば使用できるため、権限を持つ従業員なら誰でも人材の管理が可能です。情報の共有が促進され、属人化を防ぐとともに効率的な人材活用が実現します。ネット環境での管理で、ペーパーレス化にもつながります。

システムの導入に伴い運用フローを整備しておく

外国人材雇用システムを導入することで業務効率の向上が期待できる一方で、慣れるまではこれまでの業務フローとの違いに戸惑うことが予想されます。また使用する従業員への操作方法のレクチャーなど、思わぬ時間を要することもあるでしょう。

スムーズな導入と運用のためには、導入前後の業務フローの変更点を洗い出し円滑に業務ができるようフローを整備しておく必要があります。また担当者の不在時などに誰でも使用できるよう、操作方法のマニュアル化も検討しましょう。

セキュリティ対策を強化する必要がある

外国人材雇用システムが取り扱うのは、重要な個人情報です。企業が取り扱うデータはどれも重要なものですが、個人情報の取り扱いにはとくに注意しなくてはいけません。万一漏えいや紛失が起こった際には、重大な問題に発展する可能性があります。

たとえば情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格を取得している製品を選ぶなど、セキュリティ対策を意識したシステム選びをおこないましょう。自社のネットワークセキュリティを強化することも重要です。

外国人材雇用システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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