外国人材雇用システムおすすめ7選

「偽造カードによる採用NGが四半期1〜2件発生、採用費が無駄になっている」

「毎月10〜15件のビザ更新で1件7〜8時間かかっている（月100時間以上）」

「オファーから稼働まで8〜10週間かかり、プロジェクト着手が遅延している」

外国人材雇用システムを利用すれば、在留期限アラートやAI偽造検知などが企業の雇用規模に合わせて導入できます。この記事では、おすすめの外国人材雇用システムを比較し、選び方のポイントを解説します。

外国人材雇用システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりのサービスを最短1分で自動診断。理想の外国人材雇用システムが見つかります。

外国人材雇用システムとは、外国人従業員の在留資格やビザ期限を管理し、コンプライアンスを担保するシステムです。在留期限の3カ月前にアラートを送る機能やICチップ読取で偽造を検知する機能、週28時間ルールを自動監視する機能などを搭載しています。

単に期限を管理するだけでなく、不法就労助長罪の回避や更新漏れの撤廃、偽造発覚による損失防止など、外国人雇用企業のコンプライアンス課題を解決する役割を担います。

クラウド型

インターネット上のサーバーから提供されるサービスを利用するタイプです。導入が手軽ですぐに利用できるのがメリットといえるでしょう。また保守やメンテナンスなどはベンダーがおこなうため、自社でする必要がありません。

ほとんどが月額費用を支払う形のため、予算の確保が必要です。セキュリティを自社でコントロールしにくい点も考慮しておきましょう。

ソフト型

購入したソフトを自社のパソコンにインストールして利用します。そのため必要な費用は製品代金のみで、リースで利用するのでないのなら月額料金はかかりません。

ただし、保守やメンテナンスを自社でする必要があります。メリットはセキュリティ対策を講じやすいことです。またカスタマイズ性に優れた製品もあります。

採用規模と金額は予算に見合っているか

外国人材雇用システムを導入する際に、多くの人がチェックするのは利用金額ではないでしょうか。しかし、ただ金額の安い高いではなく、採用規模ならびに費用が予算に見合っているかを確認する必要があります。

外国人材雇用システムは管理する人数によってプランが決められている場合が多いため、雇用する人数に見合ったシステムやプランを選びましょう。大規模な雇用をおこなう場合は、人数無制限のプランを選ぶと費用を削減できるケースもあります。

サポート体制は整っているか

新しいシステムを採用する際には、操作方法や効果的な使い方などのサポートが受けられると導入がスムーズになります。導入後も万一トラブルが発生した際にすぐに解決できるサポート体制が整っていれば、業務を止めることはありません。

また外国人材の雇用には必要な書類や、法的な制限など多くの煩雑な業務が必要です。たとえば在留資格の相談など専門知識の必要な点でサポートが受けられると、管理者の負担軽減に役立ちます。

サービスの設計は需要とマッチしているか

外国人材雇用システムとひと口に言っても、サービスの対象となる企業形態にはさまざまなものがあります。たとえば受入企業向けなのか、登録支援機関向けなのかによってサービスの設計は異なるでしょう。

さらに受入企業向けであっても、技能実習向けや特定技能向けなどによって雇用支援や管理方法はさまざまです。受入企業であるにもかかわらず登録支援機関向けのサービスを選ばないよう、機能やサービス内容を確認しましょう。

多言語対応しているか

社内に外国語に精通している人材がいれば、システムが多言語対応でなくても大丈夫かといえばそうではありません。特定のスタッフしか業務ができないと属人化につながるため、外国人材雇用においてはシステムの多言語対応が重要です。

雇用している外国人材へ英語や母国語でメールを送れたり、ビザや書類の更新指示が自動で出せると管理者の負担軽減につながります。英語や中国語、韓国語対応のシステムは多くありますが、その他の言語対応が必要な場合はベンダーへ問い合わせてみると良いでしょう。

書類の選定から作成の手間が省けるのでリソース削減がかなう

外国人材を雇用するには、法的な書類をいくつか役所へ提出する必要があります。提出する書類を作成するために、多くの企業では行政書士へ依頼しているのが現状でしょう。

しかし外国人材雇用システムを導入すれば、システム上で簡単に書類作成から役所への提出までおこなえるため行政書士への依頼は不要です。行政書士を探す手間や行政書士へ書類を提出する必要がなくなり、人事管理者の業務負担が削減されます。また行政書士へ依頼する費用の節約も可能です。

在留カード情報の自動管理により業務効率化が図れる

外国人材を雇用するにあたって、必ず確認しないといけないのが在留カードです。在留カードには就労制限の有無が記載されていて、就労が認められていない人材を雇った場合は不法就労を助長したとして罰則が課せられる可能性があります。

就労資格以外にも在留期限などを厳しくチェックする必要がある在留カードですが、被雇用者全員のカード情報管理は容易ではありません。外国人材雇用システムには、アプリで在留カードを読み取るだけで自動でテキスト化されるものがあります。手入力で情報を管理する手間がなく、業務効率化が可能です。

適切な法的手続きによって企業イメージが向上する

外国人材雇用システムには各種法的手続きをスムーズにおこなえる機能があります。オンラインで雇用状況届出書の提出ができたり、ビザの更新を申請できたりと手間なくできるため確実な手続きが実現するでしょう。

またビザの有効期限が近づくと企業と従業員にアラートを送信する機能や、ICチップを自動で読み取り在留カードの偽造確認ができる機能を持つシステムもあります。適切な法的手続きをおこなうことでクリーンな企業イメージが定着し、得意先はもちろん日本国内での就労を希望する外国人材からの信頼が得られるでしょう。

外国人人材のスキルを把握できるため適切な人材配置ができる

在留カードから読み取った情報や技能情報など、さまざまな外国人材のデータを一括管理可能です。管理している情報から、必要なポジションへ適切な人材を配置できるため外国人材活用の最適化につながるでしょう。

またネット環境があれば使用できるため、権限を持つ従業員なら誰でも人材の管理が可能です。情報の共有が促進され、属人化を防ぐとともに効率的な人材活用が実現します。ネット環境での管理で、ペーパーレス化にもつながります。

システムの導入に伴い運用フローを整備しておく

外国人材雇用システムを導入することで業務効率の向上が期待できる一方で、慣れるまではこれまでの業務フローとの違いに戸惑うことが予想されます。また使用する従業員への操作方法のレクチャーなど、思わぬ時間を要することもあるでしょう。

スムーズな導入と運用のためには、導入前後の業務フローの変更点を洗い出し円滑に業務ができるようフローを整備しておく必要があります。また担当者の不在時などに誰でも使用できるよう、操作方法のマニュアル化も検討しましょう。

セキュリティ対策を強化する必要がある

外国人材雇用システムが取り扱うのは、重要な個人情報です。企業が取り扱うデータはどれも重要なものですが、個人情報の取り扱いにはとくに注意しなくてはいけません。万一漏えいや紛失が起こった際には、重大な問題に発展する可能性があります。

たとえば情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格を取得している製品を選ぶなど、セキュリティ対策を意識したシステム選びをおこないましょう。自社のネットワークセキュリティを強化することも重要です。

外国人材雇用システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの外国人材雇用システムが見つかります。

ぴったりの外国人材雇用システムを最短1分で無料診断

従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な外国人材雇用システムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。

ぴったりの料金プランも一緒にお届け

希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。

診断結果は最大5製品！比較・検討で最適な外国人材雇用システムが見つかる

最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。

ミツモアなら、ぴったりの外国人材雇用システムがすぐに見つかります。