FAX配信システム比較おすすめ4選

FAX送信システムはPCやスマートフォンなどを使用してFAXを自動的に送受信できるシステムです。インターネットを介してデータの送受信が可能なため、手間のかかる紙データの読み取りや送信作業が不要になります。

ペーパーレス化による費用の削減やデータの一括管理による業務効率化が可能となり、ビジネスの生産性向上につながります。

FAX配信システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。欲しい条件などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりのサービスを最短1分で自動診断。理想のFAX配信システムが見つかります。

企業がFAX送信システムを選択する際は、セキュリティや費用、利便性やシステムの安定性などを総合的に考慮し、自社のニーズに最適なタイプを選ぶことが重要です。

クラウド型

クラウド型のFAX送信システムは、インターネット経由でFAX送受信をおこなうタイプのサービスです。初期費用を抑えられ、導入のハードルも比較的低い傾向にあります。どこからでもFAXを送信できるため、社外など場所を選ばずに使用できるのも大きな特徴です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、FAX送信に必要な機器やサーバーを自社に設置するタイプで、セキュリティが強固であり、自社のニーズに合わせてシステムをカスタマイズできます。

しかし、サーバーや設備などの購入や設置など、多額の初期費用が発生します。導入後もメンテナンスやアップグレードを自社でおこなわなければなりません。

データ化により送信スピードが向上する

FAX送信システムのメリットは、データ化により送信スピードを向上できることです。文書をデジタルデータとして直接送受信できるため、従来のアナログFAXと比べ、高速での送信が可能です。

また複数の文書を同時に処理・送信する同報配信機能により、送信作業の効率化と遠隔地への即時送信ができます。定型文書等の送信プロセス自動化もできるため、送信作業の手間と時間を大幅に削減可能です。

ペーパーレス化につながる

紙の文書を電子フォーマットで保存し、管理することで、紙の使用量や保管スペースの節約、印刷費用の削減が可能となります。デジタル化された文書は検索機能を活用して簡単に検索できるため、作業効率向上にもつながります。

柔軟なFAX送信が可能となる

FAX送信を多様なデバイスで、場所を選ばずにおこなえる点も、FAX送信システムのメリットです。システムを利用すれば、従業員は自宅やリモートオフィス、出張先やクライアント先など、社外からでもFAXを直接送信できます。

帳票データとの連携は容易か

FAX送信システムを選ぶ際に、帳票データとの連携がしやすいか確認しておきましょう。

システムに帳票データ取り込み機能があれば、既存の帳票データをシステムに直接組み込み、FAX送信利用する形式に変換できます。また基幹システムと連携できれば、帳票のCVSファイルを簡単に読み取ることもできます。

操作画面は使いやすいか

操作画面がシンプルで見やすく、必要な機能がすぐに見つけられれば理想的です。操作画面の使いやすさは、無料トライアルやデモによって確かめてみましょう。エラーメッセージや警告表示が明確かなども把握しておけば、ミスマッチが起こる可能性を減らせます。

サポート体制は充実しているか

専任のサポートスタッフが常駐し、電話やメールなどで迅速に対応できる体制が整っていれば、安心してシステムを利用できます。

またシステムのバージョンアップや機能追加など、長期的な運用に関するサポートも重要な要素です。充実したサポート体制は、システム導入の成功と長期的な運用の安定性を左右します。

費用体系が使い方にあっているか

クラウド型に多い従量課金制度は、実際に利用した分だけ料金が発生するシステムであり、FAXの送受信数やページ数に応じて料金が算出されます。使用量が少ない場合は支払い額を低く抑えられます。

一方、定額制度は一定の料金を支払うことで、特定の容量や送信回数までのFAX送信が可能となる仕組みです。予算の見積もりがしやすいですが、使用量が多くない場合は余計な費用がかかる可能性もあります。

オンプレミス型の場合は、サーバーやソフトウェアの購入や導入にかかる初期投資がかかります。また維持費として、サーバーの保守や管理、セキュリティ対策などが発生し、専任の技術スタッフが必要となる場合もあります。

送受信機能

FAX送信システムの最も基本的な機能に送受信機能があります。普通のFAXとの違いは、デジタルデータとして送受信が可能という点です。

送りたい文書やファイルをアップロードし、送信先のFAX番号や受信者の情報を指定すれば、PCやモバイルデバイスから直接FAXを送信できます。また、受信したFAXをデジタル形式で受信し、指定された受信箱に保存が可能です。

送信スケジューリング

FAXをあらかじめ指定した日時や時間に自動的に送信できる機能です。営業時間外や休日に送信する場合など、重要な文書や通知を特定のタイミングで送信する必要がある場合に便利な機能です。

毎週のレポートや月次の請求書など、定期的な業務にも有用です。ユーザーが定期的な送信の日程を設定すれば、自動的に指定した日時にFAXは送信されます。

送信履歴検索

送信履歴検索機能は、一定の検索条件を入れることで、システム内のデータベースに保存されたFAXの内容、送信先の情報、送信日時などの特定の情報を取得できる機能です。

検索条件としては送信日時、送信先の番号や名前、送信された文書の内容などが挙げられます。検索結果から特定のFAXを選択すると、詳細な情報を表示することができ、FAXの内容を再確認したり、送信先への再送信もおこなえます。

帳票の修正や追加に時間と手間がかかる

FAX送信システムでは、送信する帳票のテンプレートをあらかじめ用意しておく必要があります。業務内容の変更や新しい取引先の追加などにより、帳票の修正や新規作成が頻繁に発生する場合、都度テンプレートを更新しなければなりません。

帳票の種類が多い企業では、テンプレートの管理自体が複雑になり、運用費用が増大する恐れがあります。システム管理者にとって大きな負担となり、業務効率の低下につながります。帳票の種類や更新が多い企業は導入を慎重に検討する必要性があるでしょう。

手書き文書はスキャンの手間がかかる

FAX送信システムを導入する際の注意点として、手書き文書の取り扱いがあります。手書き文書をFAX送信システムで送信するためには、文書をスキャンしたり、スマートフォンで撮影したりすることでデジタルデータ化する必要があります。

手書き文書の状態によっては、スキャンの品質が低下し、読み取りエラーが発生する可能性もあります。場合によっては、手書き文書の使用を減らすための業務プロセスの見直しや、別途、文書管理システムの併用なども検討する必要があります。

FAX配信システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりのFAX配信システムが見つかります。

ぴったりのFAX配信システムを最短1分で無料診断

従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適なFAX配信システムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。

ぴったりの料金プランも一緒にお届け

希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。

診断結果は最大5製品！比較・検討で最適なFAX配信システムが見つかる

最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。

ミツモアなら、ぴったりのFAX配信システムがすぐに見つかります。