図面管理(EDM)システム比較おすすめ7選

図面管理システムとは設備図や部品図、仕様書など、特定の製品や案件に関する技術資料を一元管理できるシステムです。技術資料を保存したファイルは属性情報やラベルが付与され、正確かつスピーディーな検索を実現します。

高性能ビューアー機能も搭載しており、CADやPDF、画像データなど、異なるファイル形式をスムーズに表示します。専用ソフトの起動や新規購入をする必要はありません。

しかし、はじめて図面管理システムを導入する場合、不安な点もあるでしょう。この記事では、図面管理システムの導入メリットや選び方、おすすめのシステムなどについて、まとめました。図面管理システムの導入を検討している方は、最後までご覧ください。

オンプレミス型

オンプレミス型の特徴は、カスタマイズ性に優れている点です。基幹システムとのスムーズなデータ連携も望めるため、ユーザビリティを最大限追求できます。社内からのアクセスを想定しており、セキュリティレベルが高い点も魅力です。

半面、多くの機器を購入しなければならず、多額の初期費用が必要になります。

クラウド型

クラウド型の場合、全体的に費用を抑えられる点がメリットです。システムを導入する際、インフラ環境を構築する必要はありません。メンテナンスやアップデートもベンダーへ一任できるため、ランニングコストも削減できます。

半面、セキュリティレベルはベンダーによって大きく変動します。

クラウドかオンプレミスか

クラウドとオンプレミス、導入形態をどちらにするかを選択します。クラウド型は、全体的にコストを抑えられる点が魅力です。システムを導入する際、インフラ環境の構築は必要ありません。

メンテナンスやアップデートもベンダーへ一任できるため、ランニングコストを抑えられます。半面、市場で販売されているシステムは少なく、選択肢は限定されます。ベンダー都合によって突然利用できなくなる可能性もあるため、注意が必要です。

一方、オンプレミス型は市場での選択肢が多く、機能性に優れたシステムを選びやすい点がメリットです。ただし、多額の初期費用がかかります。どちらの導入形態が自社に合っているか、慎重な見極めが求められます。

検索機能が充実しているか

検索機能が充実したシステムを選ぶと、必要な図面や文書を短時間で見つけられます。特定のキーワードや製品名を打ち込めば、該当する技術資料をピンポイントで抽出します。

大量のデータから必要な資料をすぐに発見できるため、技術資料の検索に多くの時間をかける必要はありません。作業を長時間中断する必要がなくなり、業務効率悪化を防げます。また、検索条件や表示項目を自由に設定できると、資料検索を楽に進められます。

該当資料の絞り込み時間を削減したい場合は、検索画面のカスタマイズ性の高さも注視しましょう。

操作性に優れているか

ユーザビリティに優れたシステムを選びましょう。図面管理システムは、技術資料やナレッジをスムーズに共有するために導入します。多くの方が利用するため、ITリテラシーを問わず操作が進められるシステムの選定が重要です。

情報が整理された画面設計となっているか、直感的な操作が望めるか、ホームページ上から確認しましょう。また、無料トライアルを利用するのもひとつの選択肢です。無料トライアルは1カ月前後、図面管理システムを無料で利用できる制度です。

コストをかけずに機能性やユーザインタフェース、サポートの充実度などを確認できます。仮に自社と合わなかったとしてもコストは投じておらず、大きなダメージには至りません。

他システムとの連携が望めるか

他システムとの連携性に優れているかも重要なポイントです。図面管理システムは単体使用よりも、複数のシステムと連携した方がより多くのメリットを得られます。たとえば、生産管理システムと連携できると、受発注や在庫情報もあわせて管理が可能です。

案件や製品別に必要な情報をまとめて管理できるため、管理工数や余剰在庫の削減を図れます。また、販売管理システムと連携していた場合、受注データの取り込みや各種帳票を出力でき、事務作業を効率化できます。

情報管理や事務作業の効率化に向け、他システムとの連携性が図れるか、ベンダーに確認をしましょう。

データ登録が容易かどうか

既存システムからデータ移行をする場合、スムーズにデータ連携ができるかも重要なポイントです。エクセルのインポートやエクスポートで大量のデータを一括で取り込めれば、登録作業を効率化できます。

属性情報やデータファイルをまとめて登録できるため、何度もデータ入力をおこなう必要はありません。また、属性情報やラベル、エクスプローラー表示など、多彩な表示機能を搭載したシステムを導入すると、必要なファイルを見つけやすくなります。

データ登録後のメンテナンスを頻繁におこなう必要もなくなり、管理負担を軽減できます。

図面管理以外の付加機能が必要か

システムの選定作業へ入る前に、図面管理以外の機能が必要かも明確化しておきます。導入費用は高くなる一方、多くの業務を効率化できます。搭載している機能はシステムによって異なります。

たとえば、生産管理関連の機能を搭載している場合、作業の進捗状況を正確に把握できる点が特徴です。作業負荷や設備の稼働状況も可視化できれば、リソースを見極めた対応が取れます。

また、マークアップ機能を搭載していると、PDF化した図面に写真や手書きコメントを掲載できます。予算との兼ね合いもあるため、付加機能の必要可否を事前に社内で話し合っておくことが重要です。

情報を一元管理できる

図面管理システムの導入によって図面や仕様書など、技術資料全般を一元管理できます。必要な資料はシステム上で検索すれば、簡単に見つけられます。キーワード検索やカテゴリ検索など検索機能も充実しており、書類発見までにかかる時間を大幅に短縮可能です。

また、文書や図面を電子データとしてシステム上に保存できるため、ペーパーレス化を促進できます。紙書類として保管しておく必要がなくなり、印刷費や消耗品購入費、OA機器のリース代を削減できます。オフィスに保管スペースを残しておく必要もありません。

ナレッジやノウハウを簡単に共有できる

従業員自身が関わっていない案件に関する技術資料も確認できます。図面管理システム上に関連書類は保存されており、過去の変更履歴〜最新版まで、必要な情報をいつでも確認できます。

システムでの操作はドラッグ＆ドロップで進められるため、操作性に戸惑う心配もいりません。スムーズなデータ共有によって、コミュニケーションの活性化や連携性強化を図れます。

また、図面管理システムの導入によって、情報の属人化を防げる点もプラスです。ノウハウやナレッジを共有しやすい組織体制を確率でき、効果的な人材育成につなげられます。

必要なデータをすぐに見つけられる

図面や文書を電子データとして保存しておけば、図面を探す手間や時間を大幅に削減できます。システムが膨大なデータから必要な資料を素早く正確に抽出します。紙書類で保存していた場合、保管場所やファイルを特定しなければなりません。

書類検索にかかる時間が増大し、本業に支障が及ぶ可能性が高くなります。図面管理システムの導入によって、書類検索のために作業を中断する必要がなくなり、業務効率や成果物の品質を高められます。

また、最新版と過去の図面を確認し、変更内容を把握できる点も魅力です。「誰がどのような変更を加えたか」を可視化でき、変更に至った経緯や不正行為の有無を把握できます。

初期費用やランニングコストがかかる

図面管理システムを導入する場合、一定の初期費用やランニングコストが発生します。とくにオンプレミス型の場合、サーバーやネットワーク機器など、多くの機器を購入する必要があります。初期費用が1,000万円を超えるケースも珍しくありません。

サーバーのメンテナンスやシステムのアップデートなど、保守点検作業も自社で対応しなければならず、システム管理者に多大な負担がかかります。一方、クラウド型はインフラ環境の構築が必要ないため、オンプレミスほど初期費用はかかりません。

ただし、市場で提供されているクラウド型の図面管理システムは少ないです。自社が求める機能を実装している保証はありません。

セキュリティ対策の強化が必要になる

セキュリティ関連の機能が充実したシステムの選定が重要です。図面管理システムには部品図や作業指示書、仕様書など、多くの機密情報が保存されています。セキュリティレベルが低いと、データのコピーや外部への持ち出しなど、内部不正を招く可能性が高まります。

仮に機密情報が漏えいした場合、社会的信用低下やブランドイメージ悪化は避けられません。多額の利益損失が生じ、今後の企業経営が厳しい状況に追い込まれます。

アクセス権の設定やログ管理、チェックアウトなど、不正行為を検知する機能が充実したシステムを選びましょう。データファイルへのアクセス制限や行動の可視化によって、内部統制を強化します。

図面管理（EDM）システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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