文書電子化サービス比較おすすめ7選

文書電子化サービスとは紙の文書や書類をデジタルデータに変換できるサービスのことです。スキャンや光学文字認識(OCR)技術などを使い、文書内容を検索可能な電子テキストとして保存します。印刷代や書類の保管スペースの減少など、文書に関わるさまざまな手間や費用を削減できる点が魅力です。

この記事では編集部が厳選したおすすめの文書電子化サービスを紹介します。選び方や導入の注意点などをまとめたので、ぜひ比較検討の参考にしてください。

サービスのタイプは目的に合っているか

文書電子化サービスを選ぶとき、サービスのタイプが自社の導入目的に合っているか確認しましょう。文書電子化サービスには、文書管理機能を有しているものや長期保存に適しているタイプ、OCRに特化した文書電子化サービスまで幅広いタイプが存在します。

デジタルデータに変換した文書を検索したり、品質管理を徹底したりしたい場合は、文書管理機能があらかじめ入っているタイプを選びましょう。目的と比較しながら、必要な機能が揃ったサービスを探すとよいです。

スキャンの品質が求める基準に達しているか

文書電子化の過程で紙文書のスキャンが必要となります。そのため、文書電子化サービスの選択の際は、自社が求めるスキャン品質に達しているかをよく見ておくことが大切です。

事業内容によってはブックスキャンや図面のスキャン、カラーとモノクロ双方のスキャンが必要となる場面もあるでしょう。高解像度でのスキャンやクリーンアップ機能があるかも、品質基準を確かめるにあたって重要です。自社文書の性質を振り返りながら、選んでみることをおすすめします。

機密情報への対応などセキュリティ面は充分か

社内文書には機密情報が含まれているケースもあるため、文書電子化にあたってセキュリティ面が充実しているかは非常に重要です。文書電子化サービスを導入するにあたって、機密情報に対してどのように対応しているか確認しましょう。

具体的には、暗号化やアクセス制御の機能があるか、プライバシーマークを取得しているか、目視確認をするスタッフの入室管理などをおこなっているかなどです。セキュリティ面が厳重なサービスであれば、安心してどのような文書もデータ化できるでしょう。

予算に見合った費用になっているか

文書電子化サービスを比較する際、サービスの価格体系を考慮し、予算に見合ったものを検討しましょう。たとえば、初期費用がどれくらいかかるか把握するとよいでしょう。

また自社の利用頻度によって、月額定額制と枚数ごとの従量課金制のどちらが自社に合っているかを検討することができます。自社がかけられる予算を整理したうえで、さまざまな料金体系を比較しながら見合ったサービスを選び出しましょう。

業務効率化により本業に専念できる

文書電子化サービスを導入すると、紙の文書や書類のスキャンなど電子化にまつわる作業を外部に任せられるため、業務効率化を進められるというメリットがあります。これにより本業に専念することが可能です。

また電子文書は複数のユーザー間での共有が容易なため、リモートワークやタスクの承認プロセスの迅速化にも貢献します。業務を減らしながら、素早い情報アクセスができるため、自社リソースの最適化にもつながるでしょう。

文書が紛失したり管理不能になるリスクを減らせる

紙媒体での文書管理にはときに紛失のリスクがあります。紛失していなくても、保存場所の都合等で文書を見つけ出せなくなる可能性もあるでしょう。

しかし、電子文書は物理的な保管場所を必要とせず、バックアップとデータ復旧が容易です。管理や検索が簡単にできるため、紛失や保管場所が不明になる可能性は非常に低くなります。物理的な管理で生じるリスクを減らせるという部分は文書電子化サービスの大きなメリットといえるでしょう。

電子帳簿保存法の反映など法対応が容易になる

文書電子化サービスを利用する場合、電子帳簿保存法やe-文書法に簡単に対応できるという利点があります。2024年1月以降、各税法で保存が義務づけられている帳簿や書類等のうち、電子取引したものについてはデータ保存義務が生じます。

契約書を電子化する場合はe-文書法に対応する必要があるのです。文書電子化サービスを利用すれば、法的な要件をサービス事業者が確認してくれるため、自社側での対応は容易になるでしょう。

文書情報管理士のサポートを受けられる

文書電子化サービスでは文書情報管理士によるサポートを受けることが可能です。文書情報管理士は文書の正しい分類や法的要件に基づいた管理、長期保存や活用に必要な技術、知識を有しています。

文書情報管理士のサポートを得ながら文書電子化と利用を進められるため、安心して帳簿や書類、図面文書の作成や共有が可能です。セキュリティや情報管理の品質についても支援があるため、より法に寄り添った文書管理が可能になります。

万が一のときのために原本管理が必要

文書電子化サービス導入時の注意点として、文書を電子化したとしても原本管理は必要という点があります。多くの法律や規制で一定期間の文書保持が義務づけられています。納税記録や医療レセプト記録など、紙文書の保存を要求している文書は決して少なくありません。

また訴訟法上では電子化されたコピーだけでなく、正当な原本の提供がなければ証拠能力は弱くなることがあります。万が一のときのため、文書の原本は保存しておくべきでしょう。

新たなマニュアルやプロセスの準備に時間がかかる

従業員が新しいプロセスに適応するまでには時間がかかります。紙での文書管理から電子での管理に移行する場合、新たなマニュアルや業務プロセスを作成することも必要です。

場合によっては電子文書の保存方法や使用方法、セキュリティポリシーについて、あらためて研修やトレーニングが必要なケースもあります。文書電子化サービスを導入する際には、新たなマニュアルや業務プロセスなどの事前準備をおこないましょう。

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