出張管理システム(BTM)比較おすすめ8選

出張管理システムは、出張手配や経費精算を効率化するシステムです。簡単な操作で出張手配ができ、管理者は進捗を一元管理できます。さらに外部システムとの連携やコスト削減機能など、幅広い業務を効率化できるでしょう。

本記事では編集部が厳選したおすすめの出張管理システムを紹介します。各システムの特徴も詳しく解説していますので、あなたのビジネスに最適なシステムを見つける手助けとなるでしょう。

出張管理特化型

出張管理特化型システムは、出張に関する業務を効率化することを目的としています。航空券や宿泊施設の予約をはじめ、出張手配がスムーズにおこなえるよう設計されており、出張者や管理者の負担を軽減します。また出張スケジュールの管理も一元化されるため、情報の把握が容易になり、効率的な出張管理が実現できます。

経費精算一体型

経費精算一体型システムは、出張管理と経費精算を1つのシステムでおこなえるようになっています。出張費用の精算や承認が簡単にできるため、経費管理が効率的になります。また経費の透明性も向上し、コンプライアンスを強化できる点が魅力です。さらに経費データの分析も容易になり、コスト削減の取り組みに役立ちます。

システム統合型

システム統合型システムは、出張管理や経費精算のほか、勤怠管理や給与計算など、ほかの業務システムと連携できる機能を備えています。システム間のデータ連携が可能なため、業務効率が大幅に向上し、経営者や管理者にとっても負担が軽減されます。組織全体の情報管理が一元化されることで、効率的かつスムーズな業務運営が実現できます。

出張者の操作のしやすさ

出張者が簡単に操作できるシステムを選ぶと、出張手配や経費精算の手間が軽減されます。スマートフォンアプリやウェブサイトでの操作性をチェックし、直感的に使えるものを選びましょう。操作性がよいシステムは、出張者がストレスなく利用でき、業務の効率化にもつながります。

画面構成やボタン配置がわかりやすく、入力項目がシンプルなデザインが望ましいでしょう。またチャットボットなどのサポート機能があると、わからないことがすぐに解決できます。

管理者の把握のしやすさ

管理者が出張の進捗や経費の状況を把握しやすいシステムを選ぶと、効率的な管理が可能になります。データの一元化やダッシュボード機能があるかどうかを確認し、情報がすぐに取得できるシステムを選びましょう。

ひと目で状況がわかるグラフや表が表示されると、迅速な意思決定や改善策の検討がおこなえます。またリアルタイムでのデータ更新やアラート機能があると、管理者が常に最新の情報を把握でき、問題に素早く対応可能になります。

手配可能な選択肢が充実しているか

航空券や宿泊施設など、多様な手配オプションが用意されているシステムを選ぶと、出張者のニーズに応じた手配が可能になります。とくに国内外の幅広い手配選択肢があるシステムは、出張者が満足できるプランを提案できます。

また比較機能やフィルタリング機能が充実していると、出張者の要望に合った最適な手配がスムーズにおこなえます。さらに提携企業との連携により、独自の割引や特典が受けられるシステムも魅力的です。

外部システムと連携可能か

ほかの業務システムと連携できるシステムを選ぶと、効率的な業務運用が実現できます。勤怠管理や給与計算など、ほかのシステムとの連携が容易にできるものを選びましょう。APIやプラグインが提供されているシステムは、システム間のデータ連携がスムーズにおこなえます。

また外部システムとの連携により、入力の手間やデータの整合性確保が容易になり、業務効率が向上します。連携対象となるシステムの種類や範囲を確認し、自社のシステム環境に適したものを選びましょう。

コスト削減機能があるか

コスト削減の機能があるシステムを選ぶと、出張費用の節約や経費管理が容易になります。予算管理機能や割引情報の提供など、コスト削減につながる機能があるシステムを選びましょう。予算管理機能では、出張ごとの予算設定や予算消化状況の確認ができ、適切な経費管理が可能になります。

また割引情報やキャンペーン情報をリアルタイムで提供するシステムは、出張費用の節約に役立ちます。さらに過去のデータを活用して最適な出張プランを提案する機能もコスト削減に効果的です。

海外出張向けの機能があるか

海外出張に特化した機能があるシステムを選ぶと、海外出張の手配や管理がスムーズにおこなえます。通貨換算機能やビザ申請手続きのサポート、現地の緊急連絡先情報提供など、海外出張をサポートする機能が充実しているシステムを選びましょう。

また異なる言語や文化に対応できるシステムも重要です。多言語対応のインターフェースや現地情報の提供があるシステムは、海外出張者が安心して出張できます。さらに海外向けの保険加入や緊急サポート体制も整っているシステムが望ましいでしょう。海外でのトラブルにも迅速かつ適切に対応することが可能になります。

出張手配が容易になる

出張手配が一元管理され、手間が軽減され、スムーズに手配がおこなえます。航空券や宿泊施設の予約が1つのシステムで完結できるため、出張者も管理者も効率的に業務を進められます。また予約履歴の管理も容易になり、過去の出張情報を確認することが簡単になります。

経費を可視化できる

経費の状況をリアルタイムで把握できることで、経費管理がしやすくなります。システム内で経費精算し、データが一元化され、管理者が経費の状況をすぐに確認できるようになります。無駄な経費の発生を防止でき、企業全体のコスト管理が向上します。

コスト管理に効果的

コスト削減機能を利用すると、出張費用の節約や経費管理が効果的におこなえます。予算管理機能や割引情報の提供など、コスト削減に繋がる機能が利用できるため、出張費用の削減が期待できます。また、適切な経費精算がおこなわれ、予算オーバーを防げます。

コンプライアンス強化につながる

ルールに基づいた出張手配や経費精算ができると、企業のコンプライアンスが強化されます。出張管理システムには、会社の規定やルールを設定する機能がありますので、出張手配や経費精算がルールに則っておこなわれることが確保されます。適切な業務運営がおこなわれ、企業の信頼性も向上します。

手配機能

航空券や宿泊施設の予約を簡単におこなえる機能です。出張者はこの機能を使って、自分に適したスケジュールや条件の航空券や宿泊施設を選べます。また管理者も利用者の予約状況を確認し、適切なサポートが可能になります。

精算機能

出張費用の精算や承認がおこなえる機能です。出張者は経費項目ごとにデータを入力し、必要な書類を添付すると簡単に精算ができます。管理者は、精算内容を確認し、承認や差し戻しをおこなえます。

勤怠管理機能

出張者の勤怠情報を管理できる機能です。出張中の勤怠状況を確認でき、管理者は出張者の働き方や成果を把握しやすくなります。また出張者も自分の勤怠状況を確認し、労働時間の管理がしやすくなります。

出張データ一括管理機能

出張に関するデータを一元管理できる機能です。出張スケジュールや経費情報などが一覧で確認できます。出張全体の進捗状況や経費の状況を管理者が容易に把握できるようになり、効率的な運用が可能となります。

ユーザーの使いやすさと運用負荷のバランス

システムが使いやすいのはもちろん、運用負荷も低いシステムを選ぶことが重要です。操作が簡単で、学習コストが低いシステムを選ぶと、出張者も管理者もストレスなく使用できます。またシステムの運用やメンテナンスにかかる労力も抑えられ、業務効率が向上します。

自社に合った機能を選定する

自社の業務スタイルや出張の頻度に応じて、必要な機能を持つシステムを選びましょう。例えば、海外出張が多い企業では、海外対応の機能が充実しているシステムを選ぶことが望ましいでしょう。また出張者が多い企業では、大人数の手配や精算がスムーズにおこなえるシステムが適しています。

セキュリティ対策を考慮する

機密情報を扱うシステムであるため、セキュリティ対策が十分に施されているシステムを選ぶことが大切です。システム選定時には、データの暗号化やアクセス制限機能などのセキュリティ対策が整っているか確認しましょう。また定期的なセキュリティアップデートが提供されるシステムを選ぶと、安全性が維持されます。

出張管理システム(BTM)は製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの出張管理システム(BTM)が見つかります。

ぴったりの出張管理システム(BTM)を最短1分で無料診断

従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な出張管理システム(BTM)を最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。

ぴったりの料金プランも一緒にお届け

希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。

診断結果は最大5製品！比較・検討で最適な出張管理システム(BTM)が見つかる

最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。

ミツモアなら、ぴったりの出張管理システム(BTM)がすぐに見つかります。