人材派遣管理システムおすすめ9選

人材派遣管理システムとは、人材派遣業務に必要な情報を一元管理できるシステムです。派遣労働者の勤怠状況や派遣先との契約情報、求人情報など、さまざまな情報をまとめて管理できます。また、契約書や請求書など、各種帳票の作成〜送付まで、一連の作業をシステム上で完結できます。テンプレートが用意されているため、一から書類を作成する必要もありません。ペーパーレス化の促進によって、経費削減や業務効率改善を図れます。

この記事では編集部が厳選したおすすめの人材派遣管理システムを紹介。製品の特徴や機能、料金プランで比較しました。ぜひ比較検討の参考にしてください。

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マッチング精度を高めるタイプ

派遣先と労働者のマッチング精度を高めるタイプです。派遣労働者のスキルや職務経験、希望条件をシステム上に登録します。求人の募集要項と照らし合わせた上で、マッチング結果を表示します。

複数の求人媒体との連携や選考の進捗状況可視化、web面接など、採用業務を効率化する機能が充実している点も特徴です。求職者情報を効率的に集め、取引先に提示する人材の選択肢を増やします。

営業活動を効率化するタイプ

派遣先の企業名や契約情報、過去のやりとりなど、派遣先に関する情報を一元管理できるタイプです。ターゲットリスト作成〜契約締結まで、見込み顧客の案件も含めて進捗状況を可視化できるため、優先順位を明確化できます。

企業担当者別の特徴をメモ書きできる機能も搭載しており、担当者変更の際もスムーズに引継ぎができます。また、メルマガ配信や契約書作成など、営業活動の効率化を図る機能を多数搭載している点も特徴です。

管理業務を効率化するタイプ

勤怠管理や給与計算、経費精算など、派遣労働者に関する管理業務を効率化できるタイプです。派遣元と派遣先で同じシステムを利用するのが特徴です。費用は派遣元が負担してくれるため、派遣先は初期費用や月額費用を支払う必要がありません。

勤怠データの共有や給与額の算出など、無料で各種機能の利用ができます。また、労働者派遣契約書や労働条件通知書など、各種契約書類のやりとりもオンライン上で完結できます。

人材と求人のマッチング精度向上

人材派遣管理システムの導入によって、派遣労働者と求人のマッチング精度を高められます。労働者のスキルや保有資格、職務経歴書をシステム上に登録し、希望条件と募集要項が合致した求人を効率的に探し出せます。

マッチング結果は簡単に表示できるため、大きな負担はかかりません。システムによっては自社独自の項目を設けた上でのマッチングも可能です。また、複数の求人媒体と連携しているシステムが多く、求職者の情報を効率的に収集できます。

抱えている労働者の数が多くなるほど、求人の募集要項に合った提案が可能となります。顧客ニーズを正確に汲み取った提案によって、リピート率向上や取引単価向上につなげられます。

派遣労働者の勤務状況や営業担当者の案件情報を可視化

出退勤時刻や労働時間、時間外労働など、派遣先での勤怠状況を正確に把握できます。スマートフォンやノートPCから出退勤時刻を打刻するため、不正打刻が発生する心配はいりません。遅刻や早退、欠勤濃霧も管理し、派遣先でのトラブルを未然に防ぎます。

また、各営業担当者が割り当てられた取引先の契約情報や案件の進捗状況、売上の推移もシステム上で把握できます。取引先との商談のやりとりや契約書類など、過去の商談履歴もあわせてシステム上に登録が可能です。

案件の受注確率や金額に応じて優先すべき取引先を正確に判断でき、営業活動の効率化と収益拡大につなげられます。

勤怠管理や給与計算業務の効率化

派遣労働者の勤怠管理や給与計算など、労務管理全般の業務を効率化できます。派遣先での出退勤時刻や労働時間はシステム上で管理するため、勤怠状況を正確に把握できます。

勤怠データはオンライン上で共有できるため、派遣先の担当者と何度もやりとりを重ねる必要はありません。派遣先での始業時刻と終業時刻を設定すれば、所定労働時間と残業時間を自動で算出するシステムもあります。

また、勤怠データを基にシステムが給与計算をおこなうため、業務の正確性と効率性を高いレベルで両立できます。月払いや週払い、日払いなど、さまざまな給与形態にも対応可能です。システムによっては、年末調整や源泉徴収に対応した機能も搭載しています。

システム上にデータを一元管理

派遣労働者のプロフィールや取引先との契約情報など、人材派遣業務に必要なデータ全般をシステム上で管理できます。必要な情報をすぐに見つけられる体制が整い、書類やデータを探す時間を削減できます。

過去に作成した請求書や契約書、見積書など、各種帳票は電子データとして保存するため、オフィスに保管スペースを用意しておく必要はありません。ペーパーレス化の促進によって、印刷費や消耗品購入費、OA機器のメンテナンス代を削減できます。

また、クラウド型のシステムの場合、インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わずアクセスが可能です。テレワークの導入を推進し、ワークライフバランス改善や自由な働き方を実現できるでしょう。

法改正へのスムーズな対応

クラウド型のシステムを選択した場合、法改正に対応するためのアップデートをサービス提供者任せられます。人材派遣は派遣労働法や労働基準法、電子帳簿保存法など、多くの法律が絡むため、内容を正確に理解しなければなりません。

今後も労働者が金銭面や体調面を気にせず働けるよう、定期的な法改正の実施が予想されます。法改正の実施に対して柔軟に対応できるシステムを導入すると、迅速に対応してもらえるため、業務負担を減らすことができます。

またクラウド型の人材派遣管理システムを導入すれば、システム管理者に早朝出勤や深夜残業を強いる必要はありません。サービス提供者に対応を一任でき、法令違反のリスクを抑えることができるでしょう。

複数の就業形態へ対応できるか

自社の業務内容に必要な機能が搭載されているか、入念に確認する必要があります。人材派遣業を営む企業によっては短期派遣や請負、人材紹介など、複数の事業を展開している場合があります。

ただし、すべての人材派遣管理システムが、複数の就業形態に対応しているわけではありません。特定の就業形態に特化したシステムも多数存在します。

たとえば人材紹介事業も手掛けている場合、求職者や求人案件、求人掲載先など、取引先へ労働者や求人に関する情報を紹介するための機能が必要です。人材派遣と並行して人材紹介や請負なども展開している場合、複数の就業形態に対応可能なシステムを選びましょう。

外部システムやホームページと連携が望めるか

外部ツールとスムーズなデータ連携が望める人材派遣管理システムを選びましょう。人材派遣管理システムは単体で使用するよりも、複数のシステムと連携した方が多くの業務を効率化できます。

たとえば、勤怠管理システムと連携していると、勤怠状況を正確に共有できます。勤怠データを基に給与計算の自動化が可能です。導入した人材派遣管理システムに給与計算の機能が搭載していなくても、外部のシステムと連携できれば問題ありません。

また、ホームページと連携していると、求人票掲載や求職者情報獲得など、採用業務を自動化できるシステムもあります。業務効率改善に向け、API連携に対応しているかを確認しましょう。

操作性に優れているか

ユーザインタフェースに優れたシステムを選びましょう。人材派遣管理システムは、労働者の勤務状況や案件の進捗状況確認などを目的に、多くの従業員が利用するシステムです。一つひとつの作業が複雑だと、かえって業務効率が悪化します。

ミスマッチを避けるためにも、無料トライアルを利用しましょう。無料トライアルとは1週間〜1か月間、無料でシステムを利用できる制度です。無料トライアル期間に操作性や機能性、サポートの充実度など、さまざまな点を確認できます。

同規模、同業界への導入実績があるか

システムを選定する際、似たようなビジネスモデルを展開する企業への導入実績があるかを確認してください。同規模、同業界への実績が豊富なシステムを選べば、業務に必要な機能が揃っていると判断できます。

たとえば、イベント企画やセミナー開催の運営をする企業を取引先に多数抱えていたとしましょう。派遣労働者の人数や就業場所、スケジュールが頻繁に変更するのが特徴です。稼働日や募集人数を自由に設定して求人を掲載できれば、急な変更要請にも対応できます。

労働者の勤務状況や仕事の割り当て状況を確認できると、スケジュールに空きのある労働者へ求人を打診できます。ホームページ上で競合他社への導入事例があるかを確認しましょう。

クラウドかオンプレミスか

人材派遣管理システムの導入形態はクラウドとオンプレミスの2種類から選択します。クラウドは自社の負担を抑えられる点が特徴です。システム導入の際、サーバー購入やソフトウェアのインストールは必要ありません。

法改正への対応や機能性向上に向けたアップデートもサービス提供者が対応します。インターネット環境さえ整っていれば、外出先からもアクセスが可能です。一方でオンプレミス型は、カスタマイズ性に優れている点も魅力の1つでしょう。

システム設計からおこなうため、ユーザビリティを追求することができます。ただし、多くの機器を購入しなければならず、多額の初期費用が必要です。どちらの導入形態が自社に合っているか、慎重に見極めましょう。

セキュリティ対策は万全か

セキュリティ対策が万全なシステムを選択することが重要です。人材派遣管理システムには、労働者の個人情報や派遣先の情報など、多くの機密情報を保存します。

多額の利益損失を避けるためにも、セキュリティ対策を必ず確認しましょう。データの暗号化や脆弱性診断、WAFの搭載など、さまざま対策を講じていると、安心感が持てます。

また、24時間365日体制でのモニタリング監視によって、異常をすぐに検知できます。そして、データの自動バックアップを実施していれば、サイバー攻撃や自然災害などの被害を受けても、速やかにデータの復元をおこなうことが可能です。

予算に見合っているか

企業規模に見合った料金体系を導入しているシステムを選びましょう。クラウド型のシステムを導入する場合、料金体系は月額固定制と従量課金制、2種類に分けられます。月額固定制は、利用人数を問わず毎月の費用が一定です。

オプションを利用しない限り追加費用は発生しないため、利用料金の管理が楽になるでしょう。一方、従量課金制は人数×単価で月額料金を算出します。月額固定制より機能が充実している半面、利用人数が多いと費用が高騰するため、注意が必要です。

必要以上の費用を支払わないよう、双方の特徴を把握した上で、予算内で購入できるシステムを選びましょう。

サポート体制は十分か

手厚いサポートが望める企業を選ぶことが必要です。初めて人材派遣管理システムを導入した場合、不安を抱えている方もいるでしょう。電話やチャット、web会議など、さまざまな方法でコミュニケーションが取れれば、早期にトラブルを解決できます。

24時間体制で問い合わせに対応していれば、営業時間外でも気軽に相談ができます。費用を気にせず相談ができるよう、無料で相談に応じているかも確認をしておきましょう。オンラインヘルプやFAQも充実していれば、必要な情報を効率的に収集できます。

また、操作方法や運用体制に関するコンサルティングサービスを利用できると、早期の安定運用につなげられます。

スタッフ管理

派遣労働者のスキルや勤怠状況、職務経歴など、プロフィール情報を登録する機能です。情報の一元管理によって、管理負担軽減や業務効率改善を図ります。システムによっては、労働者の出勤予定日や日報も管理できます。

求人管理

求人媒体から応募した求職者のプロフィールや提出書類を管理する機能です。スキルや職務経歴、資格なども登録します。また、管理者画面には、各担当者が抱える応募者や面接日、選考の進捗状況などが表示されます。

契約管理

派遣先企業との契約内容を管理する機能です。労働者派遣契約書や請負個別契約書など、各種帳票を短時間で作成できます。契約締結や契約更新のやりとりをオンライン上で進められるため、業務効率化を図れます。

給与計算

派遣先での勤怠データを基に、派遣労働者に支払う給与額を自動で計算する機能です。外部の給与計算システムと連携可能なシステムも多くあります。給与計算の自動化によって、業務の効率性と正確性を高められるでしょう。

勤怠管理

派遣労働者の出退勤時刻や労働時間、時間外労働など、勤怠状況を管理する機能です。システム上には常に最新の勤怠データが反映されており、派遣元は各労働者の勤怠状況を正確に把握できます

請求管理

派遣労働者の勤怠データに基づき、請求額をシステムが自動で計算する機能です。月払いや週払い、日払いなど、労働者ごとの異なる給与形態にも柔軟に対応可能です。請求書はワンクリックで出力できます。

レポート作成

勤務日の勤怠状況や業務内容を報告書にまとめ、派遣元へ提出する機能です。派遣元は遅刻や早退、欠勤がなかったかを確認できます。派遣労働者が、システム上に入力した内容を報告書に流用できるシステムもあります。

顧客管理

派遣先との取引履歴や契約情報、関連書類を管理できる機能です。一つの企業で複数の就業先や請求先がある場合も、分けて登録が可能です。メモ欄に企業や担当者の特徴を記載しておくと、今後の提案に役立てられます。

導入や安定運用に時間がかかる

新しいシステムの操作に慣れるまでに一定の時間が必要です。早期の安定運用を実現するためにも、サポート体制が充実した企業を選びましょう。操作方法に関する勉強会や研修を開催する製品もあるので、導入が初めてで不安な方は、それらを利用して使用頻度の高い機能を把握していくとよいでしょう。

また、有料プランを利用する前に、無料トライアルを活用するのも1つの選択肢です。初期費用をかけずに、ユーザビリティや自社との相性を確認でき、無駄な費用を避けることができます。

費用が高額になりやすい

オンプレミス型の人材派遣管理システムを選択した場合、初期費用が必要です。システムを稼働させるために、サーバーやネットワーク機器など、複数の機器を調達しなければなりません。インフラ環境を構築するには、初期費用が数百万以上かかるケースもあります。

また、クラウド型を選択した場合でも、企業規模に見合った料金体系の見極めが重要です。従量課金制の場合、ユーザー数が多いと必要以上に月額費用を支払うことになりますので、事前に料金形態を確認しておくとよいでしょう。

人材派遣管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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