アナログから電子へと移行を考えているものの、いまいち仕組みがわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年05月09日
本記事では、電子署名の仕組みや活用方法を詳しく解説します。
電子署名とは？
電子署名とは電子文書の作成者が本人であることや、内容が改ざんされていないことを証明するものです。電子文書に名前を書くことではありません。
電子署名は紙の書類における印鑑やサインと同じ役割を果たし、電子署名法によって同等の効力が認められています。
契約書や請求書、稟議書など本人性や非改ざん性が重要な書類を安全に電子データ化できるため、ペーパーレス化を目指す多くの企業で導入されています。
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電子署名を行う２つ方法
電子契約や署名サービスを利用する
電子契約や署名サービスを利用すると、電子書類に電子署名を行うことができます。サービスによっては、電子署名だけでなく、データの送受信やテンプレート作成などの業務支援機能が利用可能です。
サービスを利用して自分で署名する場合、ファイルをアップロードして電子署名を付与してもらうのが一般的です。サービスの中には、無料で署名を行えるものもあります。
電子契約について詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
Adobeの機能を活用する
PDFファイルに電子署名を行いたいなら、Adobeの機能を活用できます。無料で利用できるAcrobatまたはAcrobat Readerで電子署名を付与可能です。
Adobeの機能を利用する場合、手順の途中でデジタルIDを発行する必要があります。デジタルIDの設定は、認証機関による発行などいくつかの方法があるため、求める証明力の強さに合わせて選びましょう。
Adobeの機能なら、画面の指示に従うだけで比較的簡単に電子署名を付与できます。エクセルやワードで作成した文書も、PDF化すれば付与可能です。
本人性や非改ざん性を証明する電子署名の仕組み
本人性や非改ざん性の証明は「電子署名を復号したものと、証明したい電子書類の照合」によって行われます。実際に用いられている方法では、電子書類の「いつ」「誰が」「どんな内容の」を証明するために、さまざまな工夫が行われています。
電子署名を証明する基本の原理
電子署名は、電子書類を作成者しか知らない鍵(秘密鍵)で暗号化したものです。電子書類と一緒に保存・送信されます。
本人性や非改ざん性を証明する際は、公開鍵で電子署名の復号を行い、元の文章と一致しているかを確かめます。
秘密鍵、公開鍵について詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
第三認証機関を利用して「本人性」を確保
電子署名を行った者が本人であることを保証するために、電子証明書(公開鍵)を第三認証機関が発行します。
第三認証機関が発行する電子証明書の役割は、行政機関により証明される印鑑証明書をイメージすると分かりやすいかもしれません。
第三認証機関が電子証明書を発行することで、公に本人性を認めることが可能となります。
電子証明書について詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
データ量を減らして処理時間を短縮
文章をそのまま暗号化すると処理に膨大な時間がかかります。そのため、変換を行いデータ量を減らして暗号化や復号の処理時間を短くします。
しかし、2つの異なるデータを変換した結果、同じものができてしまっては、非改ざん性を証明できません。
そこで、全く同じデータからしか同じ値が得られないデータの変換方法(ハッシュ関数)を用います。実際の処理では、元データではなくハッシュ値を照合して非改ざん性を確かめます。
ハッシュ値について詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
時間情報を加えて非改ざん性の「いつから」を示す
ハッシュ値、時間情報を加えることで、どの時点からの改ざんが行われていないかを示せます。
タイムスタンプも電子証明書と同様に、時刻認証局と呼ばれる第三者機関により付与されます。タイムスタンプを利用する場合は、時刻認証局への事前申請が必要です。
タイムスタンプについて詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
電子署名の導入で業務効率を高めよう
電子署名とは、電子書類の本人性や非改ざん性を証明するものです。電子書類における印鑑の役割を果たし、法律で効力も認められています。
電子契約システムを用いれば、電子署名・タイムスタンプ・電子サインなど、電子契約に必要な技術をまとめて扱えるようになります。
自社の状況に合った機能やコストを見極めて、電子契約システムを導入し、業務の効率化を図りましょう。
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