業務活動をおこなっていく中で必ず生じる契約書。適切に管理するためには、自社担当者や契約者、保管場所や保管期間などを1つのツールにまとめておく必要があります。
最終更新日: 2024年05月01日
そこで契約書管理によく使われるのがエクセルです。エクセルは企業にとって馴染み深い業務ツールであり、業態、業種、事業規模問わず始められる点が特徴です。
この記事では、そんなエクセルを利用した契約書管理方法を解説していきます。
エクセルを使った契約書管理の方法とは？
エクセルを使った契約書管理方法と言えば、Microsoft Excelの編集機能を使って、契約書管理台帳を作成する方法が一般的です。
エクセルシートには契約書の基本情報（契約先、契約期間、契約金額など）を入力し、一覧化。基本的には以下のような手順で作成します。
- 契約書管理台帳のフォーマット作成
- 契約書情報を入力
- 並べ替え機能で契約先や契約終了日順に並べる
- 検索・フィルター機能を付与する
- アラートを設定する
- 定期的に更新する
アラートなどは条件付き書式の設定などを使い、期限の付近になると赤くなるなどの設定を組んでおくといいでしょう。
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契約書管理台帳を作る際のポイント
例：契約書管理台帳
管理すべき情報を洗い出しする
契約番号、文書名、取引先名、契約締結日、契約終了日、自動更新の有無など、フォーマットに入れる内容は上記7つ程度に絞っておくといいでしょう。
まとめる部門・部署は1つにする
契約書管理台帳の作成から入力、更新を担当する部門・部署は一元化しておきましょう。各々の部門ごとで管理すると、契約書の所在や部署をまたぐ契約の処理が難しくなります。
入力ルールを設定し、厳密化する
日付や金額の入力形式やどのタイミングで契約書を入力するかなど、ルールを設定し、全体共有する必要があります。入力タイミングや形式が異なると検索やフィルターで探すことができなくなってしまいます。
電子契約書と書面契約書で分ける
電子契約書と書面契約書では確認・入力する事項が異なります。書面契約書の場合、タイムスタンプや電子署名の有無などを確かめなければなりません。そのため管理台帳も分けておいた方がいいでしょう。
契約書は新しいものから登録を進める
基本的には、契約書管理台帳作成後に発生した契約書から登録を始めましょう。膨大な数になるため、全部登録しきることは難しいです。
他の業務との兼ね合いで時間が空けば、過去分も登録してもいいかもしれません。
エクセルを使った契約書管理のメリット
エクセルを使った経営管理には以下のようなメリットがあります。
分類機能や集計機能が備わっている
エクセルには、データを分類・集計できる機能が備わっています。
契約書の内容を項目ごとに分類し、それぞれの項目に応じてデータを入力することで、契約書の情報を整理することができます。
またエクセルの集計機能を使えば、契約金額の合計や平均などを簡単に算出できるため、基本的な管理ができます。
標準的に備わってるケースが多いためコストがかからない
多くの企業では、オフィスソフトの一部としてエクセルを導入しています。そのため、新たにソフトウェアを購入する必要がなく、導入コストを抑えることができます。
社内でエクセルを使用している人も多いため、特別なトレーニングを行わなくても、スムーズに契約書管理を始められます。
柔軟性が高くカンタンな操作で使える
エクセルはユーザーの要望に合わせて、自由に設定を変更できる柔軟性の高いソフトウェアです。
契約書のフォーマットや管理方法を、会社の実情に合わせて調整することができます。
エクセルの操作は比較的カンタンであり、関数や計算式も調べればすぐに見つけられます。使いこなしやすいため、効率的に契約書管理が可能でしょう。
エクセルを使った契約書管理のデメリット
情報共有や自動化が難しい
エクセルで契約書を管理する場合、ファイルを共有しないと他の人がアクセスできません。そのため、情報共有が難しく、複数人で同時に作業することが困難です。
また自動化が限定的であり、定型的な処理を自動化するにはVBAを使ってマクロを記録したり、Pythonを使って操作を自動化したりと特定の知識が必要になります。
大量の契約書管理には向いていない
エクセルは少数の契約書管理には適していますが、大量の契約書を扱う場合には限界があります。
データ量が多くなると、エクセルの動作が遅くなり、最悪ファイルが破損するリスクがあります。またエクセルでは、契約書の検索や分析に時間がかかるため、業務の効率化が難しくなります。
契約書管理システムを導入して効率化しよう
エクセルを使って契約書管理台帳を作成するには、いくつかの手順があります。企業の扱う契約書の枚数や分類によっては、エクセルだと管理しきれない場合もあるでしょう。
そこで、効率的かつ手間をかけずに契約書管理をおこなうために、適切なツールを検討する必要があります。
エクセル管理のデメリットに対応したツールとして、契約書管理システムを利用することを勧めます。以下の記事で、経営管理システムの具体的な製品や機能を解説していますので、参考にしてみてください。
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