経営を成功させるためには企業が保有するさまざまな経営リソースを把握し、目標や課題を管理しなければいけません。しかし、必要な情報は異なる部門ごとに散らばっており、経営課題が顕在化していないケースもあります。
最終更新日: 2024年05月14日
そこで、経営判断を効率化するために経営管理システムを導入する企業が増加しています。
本記事では、そんな経営管理システムの種類や使える場面、具体的な機能などを分かりやすく解説します。システムの導入を検討している方は、ぜひご参考にしてください。
経営管理システムとは
経営管理システムとは財務情報や人事情報、販売情報など、さまざまな情報を集約し、事業計画やスケジュールを策定できるシステムです。製造業や小売業はもちろん、医療業やサービス業、運輸業など幅広い業種で活用が進んでいます。
この項では「そもそも経営管理とはなにか？」「経営管理システムの最新の状況は？」など、経営管理システムの前提知識について説明します。
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そもそも経営管理とは？
そもそも経営管理とはどのような行為を指すのでしょうか。
経営管理とは目標達成のため、企業が事業活動に必要な資源を調整し、統括する行為を指します。
多くの企業では、経営管理は経営管理部や経営企画部、社長室などの特定部門が執り行います。あるいは最高責任者が主導することもあります。
経営管理を主導する部門や責任者は事業の収益最大化や長期的な目標の策定、社内資源の効率的な運用などを目標に置いて活動をしています。
経営管理システムの最新情報
最新の経営管理システムの特徴として、クラウド型のシステムが増加していることが挙げられます。
クラウド型は比較的、導入費用が安価でリモートワークなどとも相性が良いことから需要が増えているようです。
また、データセンターと協業したり、コンサル会社が提案と共にシステムを提供するなど、その提供形態も多様になっているようです。今後は高機能のクラウド型経営管理システムがより安価で手に入るようになるかもしれません。
経営管理システムが必要になる場面
経営管理システムの基本事項について説明しましたが、具体的にどのような場面で必要になるのか、活用できるのかピンとこない方もいるかもしれません。
どのような場面で活用されるのか、システムの持つ特徴を示しながら簡単にまとめました。
複数のプロジェクト管理を平行している場面
常に複数のプロジェクトを走らせ、予実管理をプロジェクト別におこないたい場面などで経営管理システムは必要となります。
組織改編やタイトルの増加が頻発する企業では、数値管理が煩雑化する傾向があります。また、同時に複数のプロジェクトを進行するため、プロジェクトに必要な人的、物的リソースの配分に頭を悩ませがちです。
経営管理システムは取引先別、プロジェクト別などに区分けしながら、部門ごとに散らばった表計算データやKPIデータを取り込み、管理できます。財務データや人員配置データ、在庫データをプロジェクトや部門でひとまとめで分析できるシステムも多いです。
プロジェクトを複数かかえ、管理に課題を抱えている場合、経営管理システムは大きな助けとなるでしょう。
スプレッドシートやExcelでの管理が難しい場面
販売や会計、原価管理などのデータをスプレッドシートやExcelなど、表計算ソフトで管理している企業は少なくないでしょう。しかし、企業規模の拡大や従業員の不足、海外での事業展開の都合などで、表計算ソフトによる管理が難しくなる可能性は決して低くありません。
表計算ソフトに手作業でさまざまなデータを切り貼りする場合、入力ミスや転記ミスから間違ったデータを反映してしまうこともあります。また、データが間違っていた時にそれを検証するのは大変に困難です。
そのような場面で、経営管理システムは必要となります。多くの経営管理システムでは予算計画や財務管理をひとつのシステム上で完結できます。Excelなどの既存の表計算ソフトのデータを連携によって、すぐに転記することもできます。
また、間違った数値や予実管理上の疑問をすぐに遡ることができます。表計算ソフトでの管理に行き詰った場合、経営管理システムの導入で解消できる事項は多い筈です。
経営会議や経営陣への報告資料作りの場面
経営企画部や経営管理部は取締役会や経営会議の際、業績やPL分析、セグメント別の業績や営業利益についてまとめた資料を作成するでしょう。
経営管理システムは資料作りの場面でも有用なツールとなっています。経営管理システムの多くにレポート作成機能があり、月次業績の差異や掛かった費用、セグメント別業績や数値の進捗などを即座に表や文章でまとめてくれます。
単純な差異や比較表はシステムを利用することで、簡単に出力できます。余った時間で、より詳細な分析や考察をおこなうこともできます。
経営管理システムを導入することで、資料づくりにかかっていた膨大な時間や手間を短縮できるだけでなく、より良い資料を作成できるため、資料作りの場面でも経営管理システムは必要となっていくでしょう。
経営管理システム導入のメリット
経営資源のデータを一元管理し、部門間連携を強化できる
経営管理システムの導入によって財務や人事、販売など、経営資源に関する情報をシステム上に集約できます。部門間でのスムーズなデータ連携によって、業務効率改善や迅速な意思決定につなげられます。
たとえば生産管理と販売管理のデータを連動したとしましょう。過去の販売実績や現在の注文状況を照らし合わせながら、原材料を発注できます。発注精度の向上によって、在庫過多や欠品の発生リスクを最小化できる点がメリットです。
予算データの集計や経営戦略立案の業務効率化
データ集計や見込み数値の計算、レポート出力などを自動化できるため、業務の効率性と正確性を高められます。ユーザーインターフェースに優れているシステムが多く、操作性に悩まされる心配もありません。
予算データ作成や経営戦略立案にかかる工数を削減でき、注力したい業務に多くの時間を割けます。また生産管理や人事管理、販売管理など、企業運営の中核を担うコア業務全般の情報をシステム上で集約できる点も魅力です。
リアルタイムで自社の経営状況を把握できる
預金残高や売上など、システム上には常に最新の情報が反映されるため、自社の経営状況を正確に把握できます。前年比較や予測とのズレなど、必要な情報はシステム上ですぐに入手でき、迅速な意思決定につなげられます。
視覚情報の多いグラフで経営指標を表示できるシステムが多く、自社の課題をすぐに掴める点も魅力です。システムによっては想定される仮説が起きた場合に、現金残高や財務諸表にどのような影響が生じるか、可視化する機能もあります。
経営戦略の立案をスムーズに進められる
各部署からの予算データ集計や仕訳処理、予算元帳作成など、経営戦略立案に必要な業務の大部分をシステムへ一任できます。集計したデータはドリルダウン分析によって、事業別や月別など、さまざまな角度から分析が可能です。
過去の実績も含め、経営戦略立案に必要なデータを短時間で集計できるため、業務にかかる工数を大幅に削減できます。経営戦略は月次予定や年次計画など、自由に期間を設定可能です。
経営管理システムの種類
経営管理システムは3種類ほどに分けられます。
ERP系
主に生産管理や販売管理などの管理業務機能と、予算や経営計画の策定機能やデータ分析機能を備えているものを指す。
BIツール系
データ集計や分析機能が豊富なものを指す。業種やデータの種類を問わず、必要な指標でデータ分析をおこない、グラフや表など分かりやすい形で可視化できる。
管理会計系
予算策定や各セグメント別の業績分析、予実管理などの管理会計機能に主眼が置かれた経営管理システム。各部門別に個別で集計、異なる指標で会計データをひとつにまとめ、必要な分析ができる点が会計ソフトとの違い。
以下の記事ではより詳細に説明しています。
経営管理システムを導入して業務効率化を目指そう
経営管理システムは業種や規模に合わせたさまざまな製品が販売されています。システムを導入することで、販売管理や財務管理、販売戦略の立案など、幅広い業務の効率化を達成できるでしょう。
クラウド型の製品も増えているため、リモートワークなどの働き方でも活用しやすくなっています。
Excelやスプレッドシートでの管理に限界を感じたら、経営管理システムを導入して、各種業務の効率化を目指しましょう。
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