みなさんは名刺をどのように管理していますか？「大量の名刺を整理できていない…」「名刺はもらうだけで、上手く仕事に活かせていない…」という方も多いのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年04月30日
多くの名刺を管理する際に便利なのが「名刺管理ソフト」が便利です。そこで本記事では、名刺管理ソフトの導入メリットや事例について基本を徹底解説します。
名刺管理ソフトとは？
名刺管理ソフトとは、名刺をスマホやスキャナで取り込んでデータ化できるツールです。個人やチーム、部署や会社全体といったさまざまな単位で、名刺情報を一元管理できます。
情報をデータとして蓄積することで、営業や顧客管理に役立てることができます。情報の属人化防止にも繋がり、より高い営業効果を期待できるでしょう。
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名刺管理ソフト導入のメリット
名刺管理ソフトの導入目的は、単に名刺の管理を楽にするだけでなく「営業業務の効率化」や「見込み顧客の獲得・育成」にあります。
名刺管理ソフトを活用して名刺の情報をデータ化し共有することで、より効率よく、精度の高い営業活動ができるようになるでしょう。
情報のデータ化で必要な時に名刺がすぐに見つかる
名刺管理ソフトを導入すると、紙で保管していた名刺情報をデジタル化が可能。社内の名刺の一元管理ができます。
デジタル化した情報は必要な時にすぐに検索・参照ができるため、名刺の管理が大変楽です。社内からはもちろん、社外からもデジタル化や検索ができるソフトもあります。
またデジタル化した名刺は、不要であれば破棄も可能です。溜まっていく名刺の保管場所を確保したり、分かりやすいよう整理したりする手間を省くことができます。
顧客情報の共有・参照が気軽にできる
ソフトを使いデジタル化して名刺を管理すると、社内の人脈をデータベース化できます。各担当者が面識のある顧客の情報を共有でき、必要なときに参照できるため、効率的な営業活動が可能です。
名刺の情報を共有しておけば、人脈の属人化を防げます。担当者の変更や退職の際、引き継ぎしやすい点もメリットです。
名刺紛失などのリスク防止やコンプライアンス強化に役立つ
名刺管理ソフトにはデータの暗号化やバックアップ機能が搭載されているため、紙やExcelでの管理よりも安全性が高く、紛失や個人情報漏洩などのリスクを低減できます。
名刺に記載されている内容は個人情報であるため、慎重に管理しなければいけません。紙の名刺を個人で管理するのは紛失のリスクがとても高いです。
紛失により個人情報が漏洩し悪用されれば、顧客に迷惑をかける可能性もあります。名刺をデジタル化し、データとして一元管理できる名刺管理ソフトなら、名刺の紛失と漏洩のリスクを低減できます。
また多くの製品はセキュリティ水準を高く保つための仕組みを持ち合わせています。ユーザーのログを残したり、アクセス制限をかけたりと細かな設定も可能です。
プライバシーマークを取得した製品には信頼がおけます。プライバシーマークは個人情報の保護において一定の基準を満たしているという証拠であるため、導入を検討している人は要チェックです。
顧客情報のひも付けが簡単にできるため、精度の高い営業活動が実現する
社名や氏名、連絡先の他にも、過去に行った商談の内容や顧客の抱えている課題・顧客の趣味などをひも付けることが可能になり、より精度の高い営業が実現します。
名刺にひも付く情報があれば、それぞれの顧客に合わせた入念な準備の上で商談に臨めます。より精度の高い営業でスムーズに取引が進む可能性が高まるでしょう。
またCRMと名刺管理ソフトを連携することでより効率的に精度を高めることができます。名刺取り込み時に顧客情報をCRMに自動で反映してくれたり、メールアドレスを1個1個登録せずとも一斉メールを送れたりします。
スマホやタブレットから外出先でも気軽に閲覧できる
スマホやタブレットからでもアクセスが可能であるため、外出先でも気軽に、名刺データの閲覧や登録ができます。
自身が担当していない・電話帳に登録していない営業先への急な訪問にも、難なく対応できるでしょう。
オンラインでそのまま名刺交換できる
オンラインでの名刺交換が可能な名刺管理ソフトを導入すれば、紙での名刺交換や名刺を登録する作業自体を省略することも可能です。
自分の名刺を登録したURLを提示し、名刺の画像やデータにアクセスしてもらいことで名刺を交換します。
またオンラインで名刺を交換すると、お客様が名刺データを変更した場合にも、データが自動的に変更されるため、常に新しい情報を把握することが可能です。
名刺管理ソフト導入のデメリット
名刺管理の手間を削減でき、営業の精度を高められる名刺管理ソフトですが「導入においてコストがかかる」「データベース化に時間がかかる」「多重登録が必要な場合がある」などのデメリットもあります。
ソフトに導入には費用が発生する
まず考慮が必要なのは「コスト」です。名刺管理ソフトを使い始める際には、導入費用がかかります。加えて使い続けるための、ランニングコストも必要です。
利用を検討しているソフトがある場合、まずはコストを確認しましょう。導入費用だけでなく、使い続けた場合にかかる費用を計算して比較すると、自社の予算に合うソフトが選べます。
データベース化に時間がかかる
導入したからといって、すぐに一元管理が実現し、効率化できるわけではない点にも注意しなければいけません。ソフトを導入した時点で、保管している名刺のデジタル化が必要です。
手入力でデジタル化するソフトの場合、登録に時間がかかります。またスキャナを用いて登録するソフトの場合でも、枚数が多いとまとまった時間がかかるのが難点です。
速やかにデータベース化したい場合は、データ化代行サービスを依頼するのも一つの手段です。費用対効果を考慮しぜひ検討してみてください。
多重登録が必要な場合がある
すでに顧客管理システム(CRM)や営業支援システム(SFA)を導入している企業の場合、名刺管理ソフトにデータを再度登録する手間が発生します。
しかしSFAやCRMに登録されている名刺データを自動で連携できるソフトもあるため、導入段階で一度確認してみましょう。
名刺管理ソフトを活用するポイント
導入した名刺管理ソフトを活用するには「情報管理の仕組みづくり」と「定期的なメンテナンス」、「ほかシステムとの連携」がポイントです。
名刺交換をしたら都度デジタル化するルールによって、データベースとして活用できます。ほかのソフトやシステムと連携できる管理ソフトなら、営業をより効率的に実施可能です。
名刺情報を定期的に入力する仕組みと体制をつくる
データベースとして全社で名刺情報を活用するには、定期的に名刺情報を入力する仕組みづくりが欠かせません。
例えば「受け取った名刺は、すぐにスマホでデジタル化する」や「日報の作成時に名刺情報も入力する」というルールを定めます。そうすることで交換した名刺をそのまま溜め込むことがなくなり、効率的に運用できるでしょう。
定期的な情報のメンテナンスを行う
情報の定期的なメンテナンスも重要です。登録されている情報が、お客様の異動(転勤や昇進)などで変更していないかを確認し、随時更新するようにしましょう。
例えばお客様の部署が変わっている場合、これまでと同じような営業メールを送っても効果は期待できません。このように情報のメンテナンスを行わなければ、営業業務の効率化のために取り入れたソフトの意味がなくなってしまうのです。
CRMなど他のシステムと連携する
顧客管理システム(CRM)や営業支援システム(SFA)を導入している場合、それらのシステムと連携できる、管理ソフトを導入するとよいでしょう。
連携することで、顧客情報・アプローチの記録・その後の顧客のアクションまで、一元管理が可能です。
また連携することで連続した情報として扱えるため、商品やサービスの購入に至るステップを最適化しやすくなります。営業活動を効率化した上で、結果につながる取り組みづくりが可能です。
名刺管理ソフトの導入事例
(1)正確な顧客データにより新規案件の売上1億円を達成
| 業種 | 一般企業(情報・通信業) |
| 導入前の課題 |
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| 導入後の効果 |
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「展示会から3カ月という短い期間で、新規案件による売上が1億円を達成した」と話すのは、情報システム構築を主軸とするIT企業のマーケティング推進本部主任です。
名刺管理ソフトを導入したきっかけは「表記ゆれにより顧客データの質が低い」「見込み顧客の抽出まで手が回らない」といった課題感からでした。
製品の導入後は毎月データクレンジングに掛かっていた時間を半分以下に削減したそうです。正確なデータを速やかに準備できるようになった同社は、MAツールを使ったリード育成を行い、順調に案件の創出へ繋げているということでした。
(2)手作業から一変、名刺の整理や検索がスムーズに
| 業種 | 市役所(公共機関・非営利団体) |
| 導入前の課題 |
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| 導入後の効果 |
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企業誘致を進める市役所は、企業担当者の名刺情報を手作業でExcelに入力したり、ファイリングをおこなったりと、名刺管理の煩雑さに悩んでいました。
そこで名刺管理に関する業務の効率化を図るため、名刺管理ソフトの導入を決めたといいます。名刺の自動取り込みやリストの自動生成によって、訪問リスト作成の工数が5分の1まで削減したのは特筆すべき点です。
またクラウド上に名刺を共有することで、部署間での情報共有が盛んになりました。他の部署で主催するセミナーに適任の人物を紹介するなど、組織全体で人脈が有効活用されています。
(3)CRMとの連携で1on1マーケティングが可能に
| 業種 | 一般企業(小売・卸売) |
| 導入前の課題 |
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| 導入後の効果 |
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業務用の食材や飲料を販売する同社は、取引先企業のデータをCRMに蓄積しているものの、担当者の名刺情報は連携されておらず、顧客それぞれに合わせた情報発信ができていませんでした。
1to1マーケティングには企業データと取引先責任者の情報紐づけが不可欠だと考え、CRMとのデータ連携に優れた名刺管理ソフトの導入に踏み切ったそうです。
名刺管理ソフトで取引責任者の名刺を登録し、CRM内の企業データを参照することで、取引先に合った情報提供を可能にしました。
「カフェやレストランにはコーヒーを、ホテル業には朝食ビュッフェの紹介を」という具合に1on1マーケティングを行ったり、取引先との商談をスムーズに進めたりするのに役立っているとのことです。
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