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請求書はメールでも大丈夫?文例や送付時のマナーを解説!

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最終更新日: 2019年03月13日

「請求書はメールで送っても大丈夫」というのはご存知でしょうか。

紙の請求書に慣れきっている方からすれば信じられない話かもしれませんが、法的には全く問題ないのです。

請求書のメール送付が問題ない理由や、請求作業を電子化するメリット、実際に送付する際のマナーやメール文例など、記事内でくわしく解説します。

請求書をメールで送るのは問題ない?

驚く経理の女性
請求書ってメールでもいいって本当?

取引の慣習として、請求書は郵便で送付するのが一般的な方法とされています。しかし最近では、メールで請求書を送付するケースも増えてきたようです。このメールによる請求書の送付は、取引上のマナーとして問題はないのでしょうか。詳しくみていきましょう。

請求書はメールでも有効か?

請求書は法律で定められた書式ではないため、極端にいえば、発行しなくても法的な問題はありません。ただし取引間同士の合意がなければ、請求書不要という話は成り立たないのが実情でしょう。

請求書がメールでよいかという話も同様で、やはり取引間同士の合意がなければ成り立たないのです。

それではなぜ請求書の原本にこだわる企業があるかといえば、社内決済上の問題があるからです。誰でも安直に作成できる電子データの請求書を根拠に支出をするのはリスクが高いと考える会社であれば、請求書の原本にこだわるのは当然ともいえる判断でしょう。

また、メールでの請求書を受け入れる企業であっても、最終的には請求書の原本の郵送を求めることかあります。

一方で、そのようなリスクはない考える企業や合理性やスピードを優先する企業であれば、メールでの請求書のみで事務処理が完了することもあります。

いずれの場合も請求書を受ける側の社内事情や経理責任者の判断によって対応は異なりますから、最初の取引の際に請求書の送付方法を確認しておく必要があります。

WordやExcelよりもPDFの方が安心

メールで請求書を送る際は、データの送信方法を注意しましょう。

まずメールの文面に直接請求書を書き込むのは完全にマナー違反であり、常識を疑われることになります。

メールで送る請求書とはいえ、単独で決済に添付したり、請求書綴りに保管したりするので、請求書のデータを添付ファイルで送信するのが基本です。

データのファイル形式にも配慮が必要です。WordやExcelは簡単に改ざんすることができます。また、意図しなくとも、わずかな操作ミスによって簡単に数字が変わってしまうことがあります。

特にExcelの場合は、自動計算で合計金額まで変わってしまうことがあるので、絶対に避けましょう。

メールで請求書データを送付する場合に最も信用できるファイル形式は、PDFです。PDFであれば簡単に修正できませんから、知らないうちに数字が変わっていたという問題は発生しません。

請求書には印鑑は不要?

請求書をメールで送付することを了承している企業の大半は、印鑑へのこだわりはありません。

しかし中には、メールで請求書を送付することを了承していながらも、社内決済などの関係で押印を求められる企業もあります。

その場合は、作成した請求書に押印してスキャナーで読み込む方法や、電子印鑑を用いる方法が考えられます。

ただし、これらの方法は単に形式を重んじたということにすぎませんから、法的な効力という意味では押印のないものとまったく同等です。

請求書を電子化する際のマナー

請求書をメールで送付することは非常に便利ですが、郵送する場合と同様に基本的なマナーがあります。どのようなマナーがあるのか紹介していきましょう。

件名は「いつ」「何を」「誰から」が分かるとよい

企業の営業担当者や個人事業主に届くメールにはいろいろな種類のものが届きます。中には単なる広告メールも含まれていますから、それらを分類する作業は意外と煩わしいものです。

このため件名をみただけで目的が分かるようにする配慮が必要です。「いつ」「何を」「誰から」が一目で分かるような工夫をしてみましょう。たとえば次のようになります。

「件名:4月分・印刷製本代請求・△△プリント(株)」

添付ファイル名には請求月・内容が分かるように

件名と同様に添付ファイル名も、請求者と請求月が分かるようにしておいた方が親切です。たとえば次のような表記になります。

「ファイル名:△△プリント(株)請求書 2019.04」

電子化する前に取引先へ承諾をもらう

非常に便利のよい請求書の電子化ですが、実はメリットがあるのは、郵送代や手間を削減できる請求者側のみであって、取引先にはまったく利益のないことなのです。

このことを自覚して、最初から当然のようにメールで請求することは厳に慎むべきです。メールでの請求書送付は、必ず取引先に承諾を得たうえで行いましょう。

請求書送付メール文例

請求書のメール送付について説明する男性
実際のメール文例を紹介!

それでは請求書をメールで送る際に、具体的に、どんな文面で送ればいいのか、文例を紹介しましょう。ご自分で作成される際の参考にしてくださいね。

請求書の文例①

〇〇デザイン株式会社

企画課 〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社△△プリントの△△△△です。

平素より当社をお引き立て頂き、厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、「印刷製本」の件につきまして、4月分請求書をメール添付にてお送りいたします。

(添付ファイル:△△プリント(株)請求書 2019.04.pdf)

内容をご確認の上、期日までにお振込みいただきますようよろしくお願いいたします。

■ご請求番号:SPS−2019−0022

■ご請求内容:印刷製本代

■ご請求金額:〇〇〇〇〇円

■お支払い期限:◯◯年◯月◯日

もしご不明な点がございましたら、お手数ですが△△までお問い合わせ下さい。

今後ともよろしくお願いいたします。

………………………………………………

株式会社△△プリント

業務担当 △△△△

〒000-0000 東京都〇〇区〇〇〇

TEL:03-0000-0000 FAX.03-0000-0000

E-mail:△△print@mail.co.jp

…………………………………………

請求書の文例②

□□□□株式会社

輸送課 〇〇〇〇 様

いつもお世話になっております。(株)△△自動車整備の△△です。

さて、ご依頼頂きました、車両定期点検の請求書(4月分)をメールにてお送り致します。

ご確認の上、内容にお間違いなければ期日までにお振込いただきますようよろしくお願い致します。

【添付ファイル】

車両定期点検請求書(PDF) 1通