「どうして請求書の電子化が必要なの」「どのように電子化を進めればよいだろう」とお悩みではありませんか。

この記事では、請求書の電子化が求められている理由や、その対処法について解説します。

請求書の電子化とは

請求書の電子化とは「請求書をPDFなどの電子データとして作成し、メールやWeb等で送信すること」です。なお電子化された請求書は「電子請求書」などと呼ばれています。

これまで請求書は紙でのやり取りが基本でしたが、電子帳簿保存法により電子データでのやり取りも認められました。紙の郵送が不要なので、発行側と受領側の両方にとって業務効率化が期待できます。

こうした作業効率などの観点から、世間的に請求書の電子化が進んでいます。

電子請求書は法的な効力を持つ

これまで紙の請求書を発行・送付していた企業は「請求書を電子化してもよいのか」と不安に思うかもしれません。

しかし、電子請求書は電子帳簿保存法によって認められており、法的な効力を持っています。いくつかの要件さえ守れば、請求書を電子化することが可能です。

電子請求書は紙と違って「管理が簡単」「リアルタイムにやり取りできる」といったメリットもあります。紙での管理に悩まされている企業は、積極的に電子化を検討するのがおすすめです。

請求書の電子化には3つの方法がある

請求書の電子化には、次のような3つの方法があります。

手軽に電子化を進めたい場合は、上の2つの方法が始めやすいのでおすすめです。ただし、請求書の量が多くなると対応できません。

本格的な電子化・効率化を目指す企業は、請求書管理システムの導入を検討してみましょう。

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2024年1月以降は電子請求書の適正な保存が求められる

改正電子帳簿保存法が2024年1月1日から施行され「受領した電子データは電子データのまま保存すること」が義務になります。「今まで受領した電子データを紙で保存していたといった企業は注意してください。

また電子データの保存には、次の4つの要件を守ることが必要です。

このように要件が複雑なので、請求書の電子化に不安を感じるかもしれません。必要に応じて、税務署や税理士などの専門家にアドバイスを求めるとよいでしょう。

なお2021年度の税制改正で、税務署長の事前承認制度が廃止され、事前の届け出が不要になりました。国税庁のホームページで詳細を確認できるので、目を通しておきましょう。

インボイス制度は2023年10月からなので注意

先ほどの改正電子帳簿保存法は2024年1月1日から施行ですが、インボイス制度は2023年10月1日から始まるので注意が必要です。

インボイス制度では従来の請求書や帳簿などに、所定の3つの記載項目を追加する必要があります。期日までに対応が完了しなかった場合、原則として消費税の仕入税額控除ができません。

課税事業者であれば自社の税負担増につながるケースもあるので、一刻も早い対応が必要です。

また請求書に関わる業務がさらに煩雑化することが予想されるので、同時に請求書管理システムの導入も検討するとよいでしょう。

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請求書を電子化するメリット

電子請求書をうまく取り入れれば、これまで抱えていた問題を解決できる可能性があります。

業務上のメリットを知り、積極的に電子化を進めましょう。

発行にかかる手間やコストを削減

請求書を電子化すれば、発行にかかる手間やコストを削減することが可能です。

郵送が不要なので用紙代やインク代が発生しないうえ、数字・品目の入力や送付作業が簡略化されるでしょう。データを自動入力できるシステムを導入すれば、さらに手間や誤入力を減らせます。

毎月大量の請求書を発行しているなら、請求書を電子化するだけで、残業時間の大幅削減につながるかもしれません。

在宅勤務やテレワークでも発行作業ができる

請求書を電子化するメリットとして、在宅勤務やテレワークが可能になることが挙げられます。

従来であれば、郵送のためにオフィスで作業する必要がありました。

しかし、自社の販売管理システムや請求書管理システムがクラウド型であれば、どこでもアクセスすることができます。そのため自宅や出張先から請求書を送付することが可能です。また災害時や緊急事態宣言などで、出社が難しいときでも十分に作業できます。

請求書を送ったかどうか管理しやすい

「請求書を送ったかどうか管理しやすい」のも、請求書を電子化するメリットです。

メール等で請求書を送付すれば、その記録が残ります。そのため「請求書を送ったかどうか」管理しやすいです。後でなにか不備があっても、スムーズな確認作業が行えます。

また請求書管理システムの中には「取引先がメールを開封したか」などがわかるものもあります。こういったシステムを利用すれば、リアルタイムな対応が可能です。

従来の保管場所を空けることができる

請求書を電子化すると、従来の保管場所を空けられる点もメリットです。空いたスペースを別のことに有効活用できます。

小さな会社や個人事業主の場合、オフィスのスペースに余裕がなく、書類の保管場所を別に借りるケースもあるでしょう。こうしたコストをカットできるところも魅力です。

また保管場所の心配がなくなるだけでなく、必要な請求書を素早く取り出せるようになります。取引した日付や顧客名などで検索すれば、時間をかけずに必要なデータを取り出せるので、業務が捗るでしょう。

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請求書を電子化する上での注意点

請求書の電子化はメリットばかりではありません。注意点も知っておくと、失敗を防げます。

電子化について取引先と調整しなければいけない

請求書の電子化を進める場合は、取引先との調整が必要です。

自社の都合でいきなり電子請求書を扱い始めると、取引先のデータ管理体制が整っていない場合に迷惑をかけてしまいます。取引先との関係悪化につながってしまうかもしれません。

請求書の電子化を進める際は、まず取引先にその旨を伝えるようにしましょう。このとき一方的な切り替えだと思われないように、取引先にとってのメリットも説明するようにするのがポイントです。たとえば「紙での管理より手軽」「スペースを確保できる」といった利点を取引先に伝えましょう。

また一部の取引先から承諾を得られなかった場合に備えて、取引先ごとに送付方法を変えられる請求書管理システムを導入するのがおすすめです。こういったシステムであれば、請求書の電子化を成功させつつ、取引先との良好な関係を維持することができます。

従業員への教育や社内フローの整備が必要

請求書の電子化に伴って、社員への教育や社内フローの整備を行うようにしましょう。

今までの郵送とは違い、メールや請求書管理システムで送付するので、業務内容も変化するはずです。新たにマニュアルや社内ルールなどを作成し、運用しやすいものにしましょう。

また新しいマニュアルなどに慣れるために、研修の時間を設けて周知を徹底しましょう。コンプライアンス教育を行い、データの流出や法律違反を未然に防ぐことも大事です。

発行枚数が多いと専用システムの導入が必要

請求書を電子化するにあたって、発行枚数が多い場合は専用システムを利用するのがおすすめです。

請求書を1枚1枚PDFにしてメールで送付する方法では、発行枚数が多いと業務負担が大きくなってしまいます。これでは電子化の一番の目的である「作業効率化」を実現できません。

請求書管理システムを利用すれば、まとめて請求書を電子データにできるうえ、送信なども自動で行ってくれます。手作業でPDFデータを送付するより、手軽に請求書業務を行えるでしょう。

「多数の企業と請求書をやり取りしている」といった企業は、ぜひ請求書管理システムの利用を検討してみてください。

複製や改ざん、誤送信などに気をつける

請求書は機密性の高い書類なので、複製や改ざん、誤送信などに注意する必要があります。

たとえばPDFなどのフォーマットであれば、データ改ざんの心配はありません。また複製を防ぐためのコピー防止ソフトを利用すれば、データの利用に制限を掛けることができます。他にもタイムスタンプといった方法もあるので、自社でどんな対策を行うのか検討しましょう。

誤送信を防ぐには「送信前に別の従業員や責任者と宛先をダブルチェックする」といった方法が効果的です。請求書をクラウドサービスや専用システムで送る場合は、誤送信が発覚した後でもデータを削除できます。より安全にデータをやり取りしたい場合は、後者の方が安全でおすすめです。

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請求書の電子化を進める手順

請求書の電子化を成功させるために、次の手順で行いましょう。

電子化する方法を決める

請求書の電子化を進める前に、まずはどの方法で電子データにするのかを決めましょう。

それぞれにメリット・デメリットがあるので、事業内容や取引先のことを考慮したうえで、適切な方法を選ぶようにしましょう。

取引先に請求書の電子化を案内する

電子化の方法が決まったら、紙の請求書と一緒に、電子請求書への切り替えに関する案内を同封しましょう。

取引先に事前に何も伝えず、いきなり請求書の電子データを送り付けるのはNGです。早い段階からアナウンスを行うことで、相手も対応しやすくなります。

一度送付しただけでは対応してもらえない可能性があるので、何度か案内を送った方が安心です。

案内では本題だけでなく、請求書を電子化するメリット・電子化した理由も一緒に伝えると了承を得やすくなります。

社会全体の流れが、改正電子帳簿保存法に即した動きになっています。従来の方式を変更したい旨を告げれば、相手方も電子化に前向きになれるでしょう。

紙媒体での送付に備える

取引先が受け取りを拒否した場合に備えて、紙の請求書を送る準備もしておきましょう。紙媒体で請求書を送付する場合、電子帳簿保存法が適用されないので、今まで通りのやり取りが可能です。

「電子請求書を望まない企業に間違って電子データを送ってしまう」ことがないよう、企業ごとに対応を分ける必要があります。

具体的には、企業ごとに「電子データを希望するか」というリストを作成すると良いでしょう。

社内ルールの見直しや研修を行う

請求書の電子化を進めるにあたり、社内で混乱が起きないように、請求業務におけるルールを見直しておきましょう。

具体的には「誰が何をするのか」「いつまでにどの作業をやらなければならないのか」といったルールを明確にしてください。

実際に請求業務を行いながら、改善点を見つけてルールを整えていく方法もおすすめです。ほかの企業のやり方なども参考にしながら、社内ルールを作っていきましょう。

また作成したルールを社員が理解できるよう、研修を行うことも重要です。

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電子化に対応したおすすめの請求書管理システム3選

電子化に対応した、おすすめの請求書管理システムを3つ紹介します。

「マネーフォワードクラウド請求書」コスパ抜群！中小企業におすすめ

• 見積書・納品書・請求書を簡単に作成できる
• 郵送やメール送付がワンクリックで完了
• 料金プランが比較的低く導入しやすい

「マネーフォワードクラウド請求書」は中小企業向けの請求書管理システムです。

この製品の特徴として、請求書などの書類が作成しやすいです。フォームに沿って入力を進めるだけで、簡単に帳票を作成できます。プレビューを確認しながら作成できるので効率的ですね。

郵送やメール送付が簡単なのも、この製品の魅力。作成した請求書はワンクリックで送付方法を選ぶことができます。郵送にも対応しているので、取引先ごとに対応を変えやすく便利です。

またこの製品の魅力的な点として、利用料金を低く抑えられます。一般的な請求書管理システムは月額費用が2万円ほどです。しかし、この製品では月額2,980円から利用することができます。気軽に電子化を進めた企業は、ぜひこの製品を検討してみてください。

「ジンジャー(jinjer)請求書」全社的な効率向上を目指す中堅・大企業に最適

• 人事データベースを標準搭載！従業員の管理体制も強化できる
• ダッシュボート機能のおかげで、書類や入金の管理が簡単に
• UIがわかりやすく、発行側・受領側の両方にとって使いやすい

「ジンジャー(jinjer)請求書」は中堅・大企業におすすめの請求書管理システムです。

この製品の最大の特徴として、人事データベースを無料で搭載しています。請求書発行業務と合わせて、従業員情報の管理体制も強化可能です。他のjinjer製品と組み合わせれば、さらに全社的に効率を向上させられるでしょう。

この製品の使いやすい点として、ダッシュボード機能が挙げられます。書類の対応状況や請求ステータスを、1つの画面で管理することが可能です。書類や入金の管理を一元的に行えるので、作業の効率化を実現できます。

UIがわかりやすく使いやすいのも、この製品の魅力。多種多様なフォーマットが用意されており、それに沿って入力するだけで、請求書発行業務が完了します。受領側にとっても使いやすいデザインなので、取引先からの了承も得やすいでしょう。

「BtoBプラットフォーム 請求書」請求書の受取・発行どちらも対応可能

• この製品だけで請求書の受取・発行どちらにも対応可能
• オプション機能が充実！AIによる自動読取などが利用できる
• 他システムとの連携が強く、業務効率化につながる

「BtoBプラットフォーム 請求書」は国内シェアNo.1の請求書管理システムです。

この製品の最大の特徴として、請求書の受取・発行どちらにも対応できます。この製品を導入するだけですべての準備が完了するので、すばやく電子化を進めたい企業におすすめです。

オプションが充実しているのも、この製品の魅力です。たとえば「AI-OCR」というオプションを利用すれば、紙の請求書をAIが自動でデータ化してくれます。手作業でデータ化する手間がかからないので、業務効率化につながるでしょう。

また魅力的な点として、会計システムや販売管理システムと連携することができます。請求書データを取り込んで一括処理できるので、業務効率の向上につながるでしょう。

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請求書を電子化するシステムの選び方

請求書を電子化するシステムを導入する際は、次のポイントに注意しましょう。

他ツールとの連携性

使い勝手を重視するなら、自社で使用している他ツールとの連携にも注意して選びましょう。

既存のソフトで作成したデータを、請求書を電子化するシステムに取り込めれば、利便性が高くなります。たとえば自社で使用している会計ソフトと連携できれば、経理に関係する情報を一括管理できて便利です。

既に使用している会計ソフトがあるなら、同じメーカーが請求書発行システムを扱っていないか、チェックしてみてもよいでしょう。

法律・税制への対応

使用するシステムが電子帳簿保存法に対応しているかどうかも、重要なポイントです。法律上の要件を満たしているかどうかを判断するには「JIIMA認証」の有無をチェックする方法があります。

JIIMA認証を取得したソフトなら、電子帳簿保存法に対する理解が低くても、法令に従って税務処理業務を行えるところが魅力です。

認証を受けているかどうかは、製品サイトやパッケージを確認すればわかります。最新の電子帳簿保存法に自動で対応できるソフトを選ぶと、新たに法改正があった場合も安心です。

郵送にも対応しているか

請求書管理システムを選ぶ際は、郵送に対応しているか確認しましょう。

取引先の中には紙でのやり取りを所望している企業もいるでしょう。電子データと紙の両方を扱う場合、業務フローが複雑になってしまうので、誤送信などにつながりやすいです。

効率的かつ正確な請求書業務を行うためには、郵送に対応したシステムを導入するのが最適です。送付方法を簡単に変えられるので、社員にとっても使いやすいでしょう。

郵送対応かどうか確認したい場合は、公式HPを見たり、提供会社に直接問い合わせたりしてください。

セキュリティ体制は万全か

請求書管理システムはベンダーがサーバーやシステムを管理しています。ベンダーがどのようなセキュリティ対策を施しているのかは、チェックすべきポイントです。

通信データの暗号化や、監視体制に注目して選びましょう。取引内容や銀行口座番号などが入った、大切なデータを預けるため、万全の対策を取っているものを選ぶべきです。

セキュリティ面の比較がしづらい場合、導入実績を見て判断してもよいでしょう。またデータのバックアップ方法やタイミングなども、チェックしたいポイントです。万が一データが消失してしまった場合に備えて確認しておきましょう。

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請求書を電子化して効率的な業務を実現しよう

請求書を電子化できれば、今までより簡単かつ効率的に請求書業務を行えるでしょう。

請求書は主に3つの方法で電子化できますが、長期的な視点で見れば、請求書管理システムを利用するのがおすすめです。安価に利用できる製品もあるので、無料トライアルなどを活用しつつ、自社に最適なものを探してください。

2023年12月31日までに電子化を達成して、効率的な業務を実現しましょう。

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