経費精算システムは
比較表では選べない？
「面倒な仕事をなくす」
LayerXのプロダクト哲学

株式会社LayerX バクラク事業部 Product Growth Manager・清水敬大氏

経費精算は「楽にする」より「なくす」もの

この取材は「経費精算システムの選び方」を聞く企画として始まった。ところが、LayerXバクラク事業部でバクラク経費精算の事業成長を担う清水敬大氏の最初の答えは、選び方ではなく、問いの立て直しだった。

そもそも経費精算システムをどう捉えるか、なんですけど…。まず、LayerXの基本的な考え方として、「面倒な仕事自体をなくす」ことを目指しています。その中の一つが経費精算だと思っていて。
経費精算は会社のお金を使っているので、すごく重要なんですが、正直、そこにたくさん時間をかけたい人はいないと思います。この「重要だが面倒な仕事」をなくすための一つのツールが「バクラク経費精算」なんです

清水氏は「どの経費精算システムを選ぶか」の前に、「経費精算をどう捉えるか」を問い直したのだ。

なくしたいのは、面倒な仕事

面倒だなと思っている仕事をなくしていく。それで、自分の好きなことや面白い仕事のほうに時間を割けるほうが、その人はハッピーになると思っている。それが本音です

ここにLayerXの思想の核がある。同社は、経費精算システムを単体で作らない。

なぜなら、バックオフィス全体を楽にする前提で基盤を共通化し、経費精算はその一部として設計しているからだ。この構造は、後述する使い勝手や連携の強さの伏線になる。

前提として知っておきたい、「業務の自動運転」を掲げるAI企業

ここで、LayerXという会社を整理しておきたい。同社はミッションとビジョンに、次のような言葉を掲げている。

清水氏が入社した際にも、社内では誰もがAIを"息をするように"使っているのが当たり前だったという。

つまりこの記事は、「経費精算システムの会社」に選び方を聞いたものではない。「AIでバックオフィスの面倒をなくそうとしている会社」に、その入り口である経費精算システムの選び方を聞いた記録だ。この前提を置くと、ここからの答えの意味が変わってくる。

LayerXのオフィス。「Bet AI」を掲げ、社内では誰もがAIを"息をするように"使うのが当たり前だという

比較表の「○」の有無では差がつかない

OCRもスマホ対応も、切り取った機能では差がつかない

経費精算システムの検討では、多くの担当者がまず、OCR（領収書などの文字を自動で読み取る技術）の精度やスマホ対応の有無を機能比較表で見比べる。だが清水氏は、その方法では差がつかないと言う。

よく比較表でOCRの精度やスマホ対応の○×を比較すると思うんですが、極論、切り取った機能はほぼみんな「○」がつくと思っていて、差はつかないんです。コードを書くこと自体は、AIを使えば誰でもできる状態になってきているので。
ただ、同じ「○」でも重みは違う。「本当にそれで業務が楽になりますか」というところを、実体験として分かっているかどうかがすごく大事だと思っています

機能を「作ること」自体のハードルが下がった以上、「○」の有無ではもう差がつかない、という意味だ。では「『○』の重み」はどこに表れるのか。

ITが得意な10人より、「70点でもいいから100人」が使えるか

清水氏がまず挙げるのは、全員が使えるかどうか。経費精算は経理のシステムではなく、従業員全員が触るシステムだからだ。

すごくITが得意な10人だけが使えるより、70点、80点でもいいから100人が使えたほうがいい、と思うんです

導入して本当に全員に使われるのかを担保できることが大事だ、と清水氏は別の場面でも繰り返した。だから同社は、初回の商談で「まずは触ってみませんか？」とトライアルを案内するという。「プロダクトに自信があるからです」と清水氏。

「同じ『○』でも重みは違う」。切り取った機能ではなく、業務全体が楽になるかを見るべきだと語る清水氏

分厚いマニュアルの経費精算は、月末にたまり、経理と経営の締めを遅らせる

使い勝手が悪いと、何が起きるのか。清水氏自身、かつての職場で海外製の経費精算システムを使っていた頃の記憶がある。

分厚いマニュアルがあって、月1回の海外出張のたびに、覚えていないから毎回マニュアルを見ながら申請するんです。面倒だから月末にたまるじゃないですか。そうすると経理の確認作業を圧迫してしまいます。結局、経理の締めが遅くなって、今度は経営サイドへの報告にも遅れが出てしまうんです

使いにくさは、1人の「面倒くさい」では終わらない。申請の滞留、経理の確認作業の圧迫、締めの遅れへと連鎖していく。だから、分厚いマニュアルではなく、開いてすぐ使えるかを見るべきだと言う。

経費精算のアプリの使い方を、頑張って勉強する人はいないわけですよ。合間にシュッと1分で終わるのが、多分みんなハッピーなんです

細部で言えば、こんな例もある。

細かい話ですが、交通費の読み取りだけアプリが別で、スマホに経費精算に関するアプリを2個入れることになるサービスもあります。面倒な業務のために自分のスマホをアプリ2個に占有されるのは、嫌じゃないですか

こうした使い勝手は、実は商談の前にもある程度確かめられる。スマホアプリのストア評価を見ると、製品ごとに星の数が結構違う、と清水氏は言う。

企業固有のルールを学習して賢くなるAI

同じ「AI搭載」の「○」でも中身が違う、と清水氏は具体例を挙げる。カギは、その会社固有のルールをAIが学習していけるかどうかだ。

たとえば「タクシー代は、乗った理由を書かないと申請できない」というルールを、あらかじめ設定しておけるんです。最初は経理が1件ずつ差し戻していたようなケースでも、1度差し戻せば、次に同じ申請をしようとした人には「この理由では受け付けられません」と、申請の画面にポップアップで先に知らせる。
そうやって会社ごとのルールや過去の差し戻しを学習して、使うほど賢くなっていく仕組みを入れているんです

導入した時点では他社と同じ「○」に見えても、使い込むほど自社のルールを覚えた「自社仕様」に育っていく。これが「『○』の重み」の差になる、というわけだ。

差は「モデルの賢さ」ではなく「業務フローに組み込めるか」

各社が「AI搭載」を掲げる中で、どこに本質的な差が生まれるのか。清水氏の答えは明快だ。

AIの差は、モデルの賢さというより、業務フローの中にしっかり組み込めるプロダクトになっているか、が正しいと思っています。汎用のAIがどれだけ賢くなっても、自社の社内ルールは100%わからないじゃないですか。社内ルールを組み込めるように、AIをどう業務フローに組み込むのか

その組み込みの巧拙にこそ差分が出る、というのが清水氏の見立てだ。読み取り精度のような基礎性能はいずれ各社が似通ってくる。だからこそ差がつくのは、差し戻しの理由や自社特有の規程を取り込み、使うほど賢くなる設計かどうかだという。

判断基準もはっきりしている。「AI機能は、必要がなければ付ける必要はないと言っています」。あることで差し戻しの率がどれだけ減るか、同じ経費精算でもどれだけ時間が減ったのか。機能の有無ではなく、効果の量で見るべきだという。

自社のルールをAIが学習していけるか。「『○』の重み」の差は、使い込むほど表れると清水氏は言う

無駄な機能は作らない。「○」の数より課題の解決量

機能が多いほど良い、という発想も清水氏は否定する。

うちのアプリには無駄なものがないんです。開発責任者が強い意志を持っていて、無駄な機能は作らない。1機能増えて10人が喜んでも、1,000人が邪魔だなと思ったらマイナスなんですよね。
機能は「○」が多いから正解ではなくて、課題の解決量のほうが大事じゃないですか。オール「○」のほうが社内の稟議に上げやすいのは理解しているのですが、稟議に上げやすいことと、本当に課題を解決するのかは、少し離れることがあるんです

稟議（社内の意思決定手続き）に上げやすい「オール『○』」と、課題を解決する「重い『○』」は別物だ、という整理だ。実際、アプリ画面には3つのタブしかないという。Section 01で見た「面倒な仕事をなくす」思想は、機能の足し算ではなく、引き算にも表れている。

数十社からどう絞る？　絞り込みの3つの観点とトライアルで見るべき2点

自社と似た会社で「運用に乗っているか」、課題を解決した実績の数

Section 02で清水氏が勧めていたトライアル。とはいえ、製品を選ぶ側からすると、数十社をすべて試すことはできない。その手前の絞り込みについて、清水氏の話を整理すると、観点は3つある。1つ目は、事例が自社と似ているか。2つ目は、解決実績の数だ。

経費精算や社内ルールには、業界ごとの特性がある程度出ます。店舗系なら、店舗ごとに小口現金があるといった共通項があったりする。本当に自社と似ているところで、運用として適っているのかどうかは、一つの参考になると思います。
課題を解決できている会社のN数がどれだけあるか。横のつながりがある方は、そこに聞くのが一番だと思います

N数、つまり自社と同じ課題を実際に解決できた会社の数がどれだけあるか。事例の見栄えではなく実績の数を見よ、という指摘だ。

比較表は「あくまで手段の一つ」。会社の思想が自社の課題感と合っているか

3つ目の観点は、意外にも機能から最も遠いところにある。

比較表はあくまで手段の一つなんですよね。どういう思想でサービスを提供しているのか、それが自社の課題感と大方針で合っているか、というところは参考になると思います

LayerXならその思想は、Section 01で見た「面倒な仕事をなくす」だ。思想は絵空事ではなく、機能の取捨選択に表れる。例えば同社は、紙の帳票を画面上にそのまま再現するカスタマイズには対応していない。

僕らは紙のUI（画面デザイン）を作ること自体が目的ではなくて、企業さんがラクになることが第一優先だと思っているので、その軸がブレそうなものは目的からすり合わせ直します

紙の再現を優先するベンダーもあれば、紙をなくすことを優先するベンダーもある。どちらが正しいかではなく、自社が向かいたい方向と合っているか。それが3つ目の観点だ。

トライアルで見る2点。承認経路の再現と、「半年後・1年後も楽になっていくか」

絞り込んだら、いよいよトライアルだ。ここで確認すべきことを、清水氏は2点に整理する。

一つは入り口の段階で、自社の領収書や承認経路が本当に再現できるのか。もう一つは、半年後、1年後の運用にも耐えられるか、より楽になっていけるか、です。
半年経てば今とルールが変わっていたり、組織も変わっている可能性がある。最低限が維持で、基本は今より楽になる方向に向かうか、というところが入り口かなと思っています

2点目の「運用に耐えられるか」で見落とされがちなのが、日々のメンテナンスの負荷だ。

人事システム、稟議、経費精算、会計システムを全部バラバラで使っていると、1人異動するごとに4つ、5つのシステムを全部更新しますか、という話になる。多分、忘れるし、ずれるんですよ。
そうすると現場から「承認フローに乗っていないんですけど」と連絡が次々と来て、対応してもまた漏れる。その苦のループに入ってしまうんです

バクラクシリーズは組織図などのマスタ（従業員や組織の台帳情報）が全プロダクト共通で、異動があっても一箇所を変えれば全システムに反映される。

稼働中のシステムに後からプラットフォームを継ぎ足すのは大変で、最初から共通基盤で設計しているからこそだ、と清水氏は話す。Section 01の「経費精算システムを単体で作らない」思想が、ここで運用負荷の差になって返ってくる。

バクラクにフィットする会社とは。そして「経費精算」から「経費判断」へ

向くのは「量」と「ルール」のある会社。「極論、10人の会社なら紙でもいい」

バクラク経費精算はどんな会社でも使えるが、特に効果を感じられる会社のタイプがあるという。清水氏が挙げるのは、営業や出張が多い、拠点が多い、人数が多い会社。そして、社内ルールがしっかりある会社だ。ルールに合わせた設定で差し戻しの応酬を減らし、「ガバナンスを保ちながら業務効率も保つ」ことが実現しやすいという。逆に言えば「極論、10人の会社なら紙でもいい」と率直だ。量が増えるほど、システム化の価値は大きくなる。

「支払い方法が違うだけで、全部債務」。お金全体を見る担当者と話が噛み合う

フィットする担当者像も明確だ。

請求書で支払うか、カードで払うか、経費精算で立て替えるか。会社としては全部「債務」という意味では一緒で、支払い方法が違うだけなんです。経理だけではなく、そういう目線で会社のお金全体を見ている方には、すごくフィットすると思います

実際、経費精算1つから始めて他プロダクトへ広げる顧客が非常に多いという。事業が成長すれば、給与・勤怠・ワークフロー・請求書と課題は次々に現れる。

「そのたびに、もう一回同じシステムで比較をして、また話を聞いて、また全部トライアルしますか、という話になります」と清水氏。選定の時点で将来の課題まで一緒に解けるかを見ておくと、この選び直しのコストを避けられる。

「経費精算」はやがて「経費判断」へ。支出データがつながった先の未来を語る清水氏

電子化は当たり前になった。業務を「自動運転」し、経費精算から「経費判断」へ

最後に、経費精算システムの未来像を聞いた。紙の電子化が当たり前になった今、この種のシステムの存在意義はどこに向かうのか。

画面上でポチポチやって業務の一部を電子化するサービスではなくて、業務を「自動運転」するシステムになっていかなければいけないんだろうな、と思っています

清水氏はこの取材自体を例えに使った。文字起こしから記事の下書きをAIで自動で作れても、最初は手直しだらけで、自動化率は10%や20%かもしれない。

だがAIが修正のたびに学習し、書き方の癖まで覚え、そのうちほぼ満点の下書きが出てくる。人は読み通して確認するだけ。その状態が「自動化率が高い」ということだ、と。差し戻し率や削減時間でAIを測るSection 03の基準は、この未来像に直結している。そして自動化の先には、経費精算そのものの意味が変わる未来を見据える。

経費精算とカードと請求書の支払いのデータが全部つながると、「なんでこのお金を払っているんだっけ」「この人はやたら経費が多いぞ」というガバナンスの観点や、会社としてのコスト削減、投資判断の話になってくる。経費精算というより、「経費判断」になってくるんですね。
守りの削減はどんなにやってもゼロが下限ですけど、こちらはバリューがプラスになっていくと思うので、そういう使われ方になるといいなと考えています

選び方を聞きに行って、問いを立て直された取材だった。比較表の「○」を数える前に、そのベンダーが業務をどう捉えているかを見る。経費精算システム選びとは、導入後の時間を任せる相手を選ぶことなのかもしれない。