紙ベースでの経費申請・承認の効率化は、ワークフロー機能を搭載した経費精算システムの活用がおすすめです。
この記事では、経費精算ワークフローの策定・効率化に強みを持ったおすすめのシステムを15製品紹介。特徴や機能で徹底比較しました。ぜひ、比較検討の参考にしてください。
経費精算ワークフローシステムおすすめ15選
おすすめの経費精算ワークフローシステムを15製品紹介します。
製品名 | 特徴 |
楽楽精算 | 経理の専任スタッフのサポートあり!安心して利用できる |
マネーフォワード クラウド経費 | 領収書のオンラインチェックで手軽に処理 |
ジョブカン経費精算 | 承認ルートを無制限で作成、複雑なワークフローでも対応可能 |
eValue V | フォルダごとのアクセス権限で厳重なデータ管理を |
Exchange USE | 紙での管理にも対応、取引先との書類もしっかり管理 |
サイボウズ Office | コミュニケーションツールが豊富で情報共有も円滑に |
HRMOS経費 | 仕訳ルールを柔軟に設定可能、手作業で分類する手間削減 |
経費BANK | シンプル操作で初心者でも使いやすい |
TOKIUM経費精算 | 領収書の入力代行も、最大限の業務効率化を |
Coucur Expense 経費精算システム | 規定チェック機能で不正を防止 |
ジンジャー経費 | 項目ごとに色分けしてチェック忘れを防止 |
rakumoケイヒ | カレンダーツールと連携して交通費を自動計算 |
ビズトラ | 人数制限なし!規模が拡大しても使い続けられる |
皆伝!ワークフロー | 項目を選ぶだけでオリジナルの申請書が簡単に作れる |
MAJOR FLOW Z CLOUD | 経費申請から就業管理までバックオフィス業務を効率化 |
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「楽楽精算」経理の専任スタッフのサポートあり!安心して利用できる
- 暗号化やIPアドレスを使ったアクセス制限でセキュリティ面でも安心
- 経理業務に詳しい専任スタッフが電話・メールなどで使い方をレクチャー、疑問点があってもすぐに解消
- 項目名・スタイルを自由にカスタマイズ、既存フォーマットの使用も可能
楽楽精算は経費精算業務の効率化に役立つシステムで、セキュリティにも力を入れています。
暗号化・IPアドレスなどを駆使したアクセス制限は、厳しい基準を設けている、金融機関の関連会社にも導入実績があるほどです。
楽楽精算では「汎用ワークフロー機能」を使うと、稟議・押印の申請といった社内で生じるさまざまな業務を、システム化することが可能です。
作成したワークフローをカテゴリー分けしたり、申請の用途に合わせて項目・スタイルなどを、カスタマイズしたりできます。
「マネーフォワード クラウド経費」領収書のオンラインチェックで手軽に処理
- 経費データ・領収書の画像をオンラインでチェック
- フォームをカスタマイズ、汎用ワークフローの作成が可能
- 有料の入力代理サービスに、レシート・領収書などの入力をお任せ
家計簿アプリでも知られるマネーフォワードが提供する、法人向けのシステムです。領収書の撮影・カードとの連携でデータを自動的に取得し、項目ごとに振り分けて、グラフを作成します。
フォームをカスタマイズしてワークフローを作成できるため、それまで会社で使ってきたフォームを活かせます。
従業員・部門などのグループごとに、毎月の経費利用額をグラフでチェックできるのも特徴です。有料オプションの入力代理サービスを利用すれば、打ち間違いの防止や、業務の短縮に効果を得られます。
「ジョブカン経費精算」 承認ルートを無制限で作成、複雑なワークフローでも対応可能
- 作成数の上限なく会社ごとに承認経路を設定
- スマホからも経費精算が可能、場所の制約を受けない
- 外部サービスとの連携で交通費の精算もスムーズに
ジョブカン経費精算では会社の承認ルートを、数の制限なく作成できます。例えば支払金額に応じて、承認者の人数・役職などを設定しておくと、従業員が申請した時点で、適した申請経路に変更されます。
パソコンはもちろん、スマホからの申請・承認・管理にも対応しているため、出張先や自宅などからでも、簡単に経費の申請が可能です。
外部サービスであるジョルダンの乗換案内と連携すると、ICカードの履歴を、交通費に反映できます。
もちろん交通費を自動で計算したり、費用の安いルートを探したりと、さらなる経理業務の軽減に役立ちます。
「eValue V」フォルダごとのアクセス制限で厳重なデータ管理を
- フォルダごとにアクセス権限を設定し、重要な書類をしっかり保管
- 他のメンバーから意見をもらえる「合議機能」
- サンプルからオリジナルまで、希望に合わせてフォームを選択
eValue Vは企業内における情報伝達・共有に力を入れたシステムです。設定したワークフローに応じて承認された申請書は、自動的にPDFファイルに変換されます。
パスワードの設定や印刷・コピー・持ち出し禁止など、フォルダごとにアクセスを制限できるため、セキュリティ対策にも効果的です。
自己判断が難しい場合は「合議機能」を使うと、承認・否決などに関する、第三者の合議メンバーからの意見を、確認できます。
「ExchangeUSE」紙での管理にも対応、取引先との書類もしっかり管理
- 紙の領収書・レシートなどの保管・処理にも対応
- 領収書の画像アップロード・タイムスタンプの自動付与が可能
- 承認ルート・アクセス制限を細かく設定でき、セキュリティの強化にも
「業務を効率化したいけれど、取引先が紙ベースなので、紙の管理も重視したい」というケースは多いのではないでしょうか?
ExchangeUSEは紙ベースの管理にも対応したシステムです。バーコードによるチェック機能を使って、書類を電子化すると、紙の情報をシステム上で確認できます。
スマホで領収書を撮影してアップロードすると、自動的に情報が反映されるため、出張先はもちろん、テレワーク中でも経費申請が可能です。
「サイボウズ Office」コミュニケーションツールが豊富で情報共有も円滑に
- トップ画面に必要な情報を表示。配置を自由にカスタマイズ
- グループスケジューラー機能で日程調整もスムーズ
- スマートフォン・タブレットにも対応し、テレワーク中の申請も可能
サイボウズ Officeは中小企業のチームワークを重視したシステムで、コミュニケーションに使えるツールが充実しています。
ログインすると表示されるトップページでは、その日の予定から、自分宛ての連絡・申請などのチェックが可能です。
グループスケジューラーの機能を使うと、チームメンバーの予定はもちろん、空き時間などをシステム上で把握できるため、日程調整にも役立つでしょう。
社内のメンバー同士でやり取りできるメッセージ機能もあり、社外への情報流出を防止できます。
「HRMOS経費」仕訳ルールを柔軟に設定可能、手作業で分類する手間削減
- エラーチェック機能があり、申請前のミス・差し戻しを防止
- 仕訳ルールを設定し、経費を自動で分類
- 法律・経理業務を熟知した専任担当のサポートあり
中小企業から大企業まで規模や業界を問わず、豊富な導入実績のあるシステムです。クレジットカード・ICカードに連携すると、自動で情報を読み取って反映し、入力の手間を削減しミスを防ぎます。
あらかじめ設定した仕訳ルールに沿って、経費を自動的に分類します。手作業で分類したり、入力したりする手間が省けるのも特徴です。
法律・経理業務の知識がある担当が、導入前はもちろん導入してからも、回数の制限なしで相談や運用に関する質問に対応してもらえます。
「経費BANK」シンプル操作で初心者でも使いやすい
- パソコン・スマホで操作しやすいシンプル設計
- 日本語・英語に対応し、追加料金なしで切り替えられる
- オプションの追加で領収書などの自動読取も可能
経費BANKのシンプルで無駄のないシステムは、オンラインでの操作に不安がある初心者にも、適しています。パソコンはもちろん、スマートフォンからも経費の申請・承認などができるため、申請・承認のために、出社する必要がありません。
ユーザーごとに申請・承認のメニューを、英語に切り替えられます。日本語に慣れていない外国人従業員でも、利用しやすいシステムです。
有料の「AI-OCRオプション」を追加すると、領収書・請求書のスマホでの撮影も可能です。スマホで領収書・請求書などを撮影するだけで、会社名・日付・金額などの必要情報を読み取って、申請書に反映します。
「TOKIUM経費精算」領収書の入力代行も、最大限の業務効率化を
- 領収書の入力を代行。ダブルチェックでミスを防ぐ
- スマホアプリで申請・承認が可能。アラート機能も
- 申請フォーマット・承認ルートを自由に設定
専用のアプリを使うと、スマートフォンからでも申請・承認ができるシステムです。アプリはiOS・Androidの両方に対応しており、領収書を撮影するだけで、必要な情報の入力をオペレーターに代行してもらえます。
また領収書の添付忘れや重複申請のように、ミスが起こりやすい申請の条件を、設定しておけるのが特徴です。条件に該当するとアラートが点灯するため、申請段階で差し戻しのリスクを減らせます。
もちろん会社の状況・特徴に合わせて、稟議・押印の申請などのフォーマット・承認ルートを、設定することが可能です。
「Concur Expense 経費精算システム」規定チェック機能で不正を防止
- 規定チェック機能で差し戻しの手間を削減
- スマホ・タブレット端末から経費の申請・承認が可能
- 決済の選択肢が豊富。便利な電子決済にも対応
専用のアプリがあるConcur Expenseは、iOS・Androidに対応したスマホやタブレット端末からも、経費の申請・承認ができます。規定チェック機能が搭載されているため、会社の規定から外れた申請を防げるのが特徴です。
従業員から経費を申請された時点で、承認者にはアプリから通知が届くため、移動・テレワークの合間に対応することも可能です。
さらにConcur Expenseは決済方法が豊富で、クレジットカードはもちろん、交通系ICカード・PayPayにも対応しています。
「ジンジャー経費」項目ごとに色分けしてチェック忘れを防止
- 項目ごとに色分け。パソコンが苦手な人にも配慮したシンプルな設計
- 会社の運用状況に合わせてワークフローを設定
- 従業員の情報を自動的にアップデート。人事データ画面で管理も楽に
パソコンとスマホの両方から、経費はもちろん交通費・出張費・交際費などの申請・承認ができるシステムです。担当者のページには対応が必要な業務が一覧表示されるため、申請書のチェック忘れなどのミスを減らせます。
さらに会社の運用状況・特徴に合わせて、効率化したい業務のワークフロー設定が可能です。
手作業で行っていた集計・処理を、ワンクリックで終えられるようになり、業務の負担が軽減されたという事例もあります。
「rakumoケイヒ」カレンダーツールと連携して交通費を自動計算
- 便利なスケジュール機能あり。交通費を自動で計算
- ワークフローの申請を同時に行える
- 領収書をデータ管理するオプションも
スケジュール機能が搭載されたrakumoケイヒは、交通費の申請を効率化するシステムです。スケジュールに予定を記入し、出発地・到着地を登録するだけで、交通費を自動的に計算します。
従業員のスケジュールから交通費を計算できるため、領収書のチェック・入力などの手間が省けます。
さらにrakumoワークフローと連携すれば、経費精算の申請とワークフローの申請が同時に可能です。従業員・承認者からそれぞれ提出されていた申請書類の、一本化が可能です。
「ビズトラ」人数制限なし!規模が拡大しても使い続けられる
- 社員や管理者の人数制限なし。追加費用ゼロで利用できる
- 複雑な設定や機能を省いたシンプル設計
- 必要に応じて紙の作業にも対応
登録できるユーザー数に制限がないビズトラは、会社の規模が大きくなってからも追加料金なしで、利用を継続できるシステムです。
不要な設定・高度な機能を省いたシンプルな設計で、初心者でも比較的スムーズに、経費の申請・承認などを行えます。一人の経費精算を複数の承認者で共有でき、管理画面上での承認作業はもちろん、進捗の管理も可能です。
さらに必要に応じて、領収書を添付する用紙を印刷できるため、紙ベースからデータへと少しずつ移行していけるでしょう。
「皆伝!ワークフロー」項目を選ぶだけでオリジナルの申請書を簡単に作れる
- 必要な項目を選んで、オリジナルの申請書を作成
- 標準レポート機能により、経費の使用状況などを見える化
- 連携できる外部サービスが盛りだくさん
経理業務の効率化はもちろん、経費の利用状況も把握できるシステムです。経費の情報・費用合計などの必要項目を組み合わせるだけで、簡単に申請書が作成できます。
プルダウン式で該当する項目を選択できるため、入力の手間・ミスを減らせるでしょう。経費予算牽制機能が搭載されており、プロジェクトなどの予算残高を確認しながら、申請が可能です。
経路検索・交通系ICカード・文書管理など、連携できる外部サービスが充実しています。そのためさらなる利便性アップ・業務の軽減を目指せるでしょう。
「MAJOR FLOW Z CLOUD」経費申請から就業管理までバックオフィス業務を効率化
- 経費精算だけでなく就業管理、カードコントロールも効率化できる
- スマホから撮影した領収書にタイムスタンプ付与可能、ラクに正確な経費処理を
- 申請書のレイアウトを自由にカスタマイズ、独自の入力項目でも柔軟に対応
MAJOR FLOW Z CLOUDはバックオフィス業務を効率化するクラウドサービス。経費精算から就業管理、カードコントロールまで効率化してくれます。
経費申請者は乗換案内や交通系ICカードとの連携で簡単に申請でき、一方で承認者はスマホからいつでもどこでも承認可能。
また、経費申請時は勘定科目を意識する必要がありません。選択した品目に応じて自動で仕訳データが生成されるので、承認時や形状処理時もラクに対応できます。
スマホの専用アプリを使えば、撮影した写真にタイムスタンプが付与された状態でサーバーにアップロード。そのデータを申請書に紐づけて起票できるので、よりラクに正確に経費精算が可能になるでしょう。
自社にあった経費精算ワークフローシステムの選び方
経費精算システムワークフローを選ぶ際のポイントは次の3つです。ぜひ製品選びの基準として参考ください。
- 自社の申請形式に対応しているものを選ぶ
- 承認方法を柔軟に対応できるものを選ぶ
- 外部システムと連携できるものを選ぶ
自社の申請形式に対応しているものを選ぶ
いままで使っていた書式でシステム導入後も経費精算を行いたい場合、同様の形式に対応したシステムか、自由に書式がカスタマイズできるものを選びましょう。
中には従来の書式をシステムで変換し、そのままの形で利用できるものもあります。しかし、すべてのシステムが対応しているわけではありません。
いきなり申請形式が変わってしまっては従業員が混乱してしまい、定着するまで時間がかかるでしょう。またレクチャーの時間も多くとられるはずです。
申請する従業員にとって馴染みやすく、記入もしやすい経費精算ワークフローシステムを選んでください。
承認方法を柔軟に設定できるものを選ぶ
会社によって経費の申請~承認のフローは異なります。そのため自社にあった経費申請フローに対応できるシステムを選ぶことが重要です。
例えば申請金額に応じて承認者の人数が変わったり、逆に承認者は1人のみで大丈夫な場合があったりと、複雑な経費申請フローをとっているとします。
そのフローに対応できないシステムを導入してしまうと、一部のワークフローはシステムで行えても、非対応のフローは人手で作業する必要があるでしょう。
会社の経費申請フローにあっていないシステムだと逆に非効率になりかねません。そのため、承認方法を会社にあったものに設定できるかチェックすることは製品選びの大切なポイントなのです。
外部システムと連携できるものを選ぶ
経費精算ワークフローシステムと相性がよいシステムとして、会計システムや給与システムがあります。それらの外部システムと連携できれば、申請した経費を自動で会計処理してくれるので大幅な効率化が図れます。
経費の仕訳や立替経費の払い戻しなど、経理業務の負担を軽減してくれます。業務効率を上げられるので、その分の時間を人手が必要なコア業務に充てられるでしょう。
経費精算ワークフローシステムの導入で得られる3つのメリット
経費精算ワークフローシステムを導入すれば、システム1つで経費精算とワークフロー機能が使えるのでランニングコスト削減につながります。
また、データ化によって紙の書類が必要なくなるので、その保管・管理や郵送にかかる費用も削減できるのです。
経費申請・承認の工数削減
経費精算ワークフローシステムによって申請~承認までを簡素化。申請書類を記入して上司に提出し承認をもらい、それをまた経理担当者で処理する面倒な過程がなくなります。
システムの導入によって全てがデータ化され、クラウド上で管理できるようになるため外出先からでも経費申請・承認が可能になります。
また、リモートワークや多拠点の従業員の分もシステム1つで一括処理できるようになるので大幅な効率化が図れるのです。
システムの運用コスト削減
経費申請ワークフローシステムは、ワークフローシステムと経費精算システム2つの機能を兼ね備えたシステムなので運用コスト削減。また、書類での保管・管理に必要だったコストもなくなるので大幅にコストカットできるでしょう。
システム2つ分の機能を1つで補えることも大きくコスト削減につながりますが、今まで申請書の印刷・郵送・保管にかかっていたコストがなくなるもの大きなポイント。
さらに、各作業を行うための人件費もなくなるので、低コストかつ効率のよい働き方を実現できるでしょう。
従業員の負担軽減
経費精算システムワークフローの導入は従業員の負担を軽減させ、ストレスフリーも実現させます。個人のスマホから利用できるのもあるので、場所を問わずどこからでも操作可能。
いままでよりラクにできるようになるので、経費申請を忘れてしまったり、上司が承認を後回しにして放置したりということも少なくなるでしょう。
システム導入により利便性が向上するので、従業員の負担軽減だけでなく経理精算業務の抜け漏れ防止につもつながります。
経費精算ワークフローシステムの導入に失敗しない2つのコツ
経費精算ワークフローシステムの運用に成功するために、まじは決裁権限や承認ルートを明確にすることから始めましょう。また、差し戻しの基準も明確にしておけば、より効率化が図れます。
決裁権限・承認ルートを明確にして正確なワークフローを運用する
決裁者や承認者など経費申請のルートを正確にしておけば、後はシステムに入力するだけなのでスムーズなシステム運用が可能になります。
ユーザーや申請内容によってワークフローを登録できるので、まずはその内容を言語化するなどしてシステム運用にすぐ移れるようにしておくとよいでしょう。
他にも複雑なワークフローを運用したり、ワークフローの内容を見直したり、必要に応じて内容を変更することも。社内環境に応じた柔軟なワークフローの運用ができるようになります。
差し戻しの基準を明確にして人手での確認作業を減らす
経費の基準を明確にしてワークフローシステムに設定しておけば、差し戻しするべきものもシステムが自動で判断してくれます。人が確認する作業を減らして、従業員の業務量を減らせるでしょう。
経理担当者は限られた人数しかいません。その人数で毎日送られてくる会社全体の申請をチェックすることは煩雑な作業であり、大きな負担になります。
申請内容の確認と差し戻しの基準をシステムに反映すれば、経理担当者のストレスを最大限減らした働き方ができるようになるでしょう。
経費精算ワークフローで申請・承認業務をラクかつ正確に!
経費精算ワークフローシステムを導入すると、請求書のチェック・入力などの手間がかかる業務を、大幅に減らせます。政府が積極的に電子化を推進している昨今、紙からデータへの移行は、急務ともいえる重要事項です。
アプリ版のある経費精算ワークフローシステムを選んでおけば、出張やテレワークなど勤務場所に関係なく、経費の申請・承認ができます。
担当者・従業員ともに使いやすい経費精算ワークフローシステムを導入して、業務効率改善を実現してみてはいかがでしょうか。
ぴったりの経費精算システム選びはミツモアで
経費精算システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの経費精算システムが見つかります。
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希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。実際にかかる金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。
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最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬソフトとの出会いもあるかもしれません。
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