電子契約システムは現在、さまざまな種類のサービスが展開されています。既存システムが自社に合わない場合には、乗り換えを検討するケースもあるでしょう。電子契約システムを乗り換えるタイミングや、乗り換えるときの比較ポイント・注意点を解説します。
電子契約システムを乗り換えるタイミング
既存のシステムから別のシステムに乗り換えをするのはどのようなタイミングでしょうか。電子契約システムを乗り換える代表的な三つのシチュエーションを紹介します。
機能や操作性に不満が出たとき
電子契約システムの機能や操作性はサービスによって大きく異なります。そのため既存システムの機能や操作性に不満が出たときは、別のサービスへの乗り換えを検討するタイミングといえるでしょう。
機能面の不満として考えられるのは、例えば操作ログ機能の有無です。操作ログの管理・保存はガバナンス対策で重視されるポイントであり、機能が搭載されていないと不満につながります。
システムの使いやすさも重要なポイントです。署名をする側にとっても使い勝手の良いサービスでないと、取引先や顧客からクレームが出る可能性があります。
システムにかかるコストを削減したい
電子契約システムはサブスクリプション形式を採用しているケースが少なくありません。
月額費用や年額費用は基本的に利用可能なデータ容量や登録ユーザー数の上限に比例します。そのため使用状況によっては、必要以上の無駄なコストがかかっている場合もあるでしょう。
このようなケースでは、より自社の利用状況にマッチしたサービスに乗り換えるのが無難です。
電子帳簿保存法への対応が必要
「電子帳簿保存法」は国税関係帳簿・国税関係書類を電子データで保存する場合の要件に関する法律です。
2021年1月に電子帳簿保存法が改正され、2024年1月からは完全義務化がされています。電子データを受信・送信した場合、データを削除して紙媒体や別システムで保存というやり方は認められません。電子データは受信・送信したままの形で保存する必要があります。
そのため電子帳簿保存法に対応した電子契約システムへの乗り換えが必要になるケースは少なくないでしょう。
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電子契約システム乗り換え時の注意点
実際に電子契約システムを乗り換えるときはどのような点に注意すればよいのでしょうか。乗り換えの注意点を二つ紹介します。
既存システムのデータの取り扱いを確認
既存の電子契約システムを解約する前に、まずは既存システムのデータがどうなるのかを確認しましょう。
ほとんどのサービスでは解約時に、あるいは一定期間経過後に過去のデータが削除されてしまいます。そのため解約前にあらかじめデータをダウンロードしておくなどの対策が必要です。
社内の契約フローを見直す必要がある
電子契約システムはサービスごとに必要な手続きが異なります。そのため乗り換え後に社内の契約フローの見直しが必要となるケースもあるでしょう。
既存システムに慣れていた現場の担当者にとっては、変更が負担に感じられる場合も少なくありません。
実際に新システムを導入する前に、なぜ乗り換えが必要なのか、どのような変更点があるのかを説明する機会を設けましょう。またマニュアルの更新も必要です。
取引先や顧客の対応にも変更がある場合にも、あわせて説明をするようにします。
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