座席管理システム比較おすすめ12選

座席管理システムとは、オフィス内の座席の利用状況の可視化や座席の管理がおこなえるシステムです。座席表に空席が表示され、利用状況を見ながら座席を予約できます。予約方法はQRコードやアプリ、Webブラウザなどさまざまです。

座席表には従業員の所在地や勤務状況が反映されており、探したい相手を社内を歩き回らずに見つけられます。システムによっては会議室予約や備品管理など、便利な機能を搭載しています。

座席管理システムの主な種類

座席管理システムには主に座席管理特化型と多機能型の主に以下の2種類があります。

• 座席管理特化型

座席管理特化型は利用状況の確認や座席予約など、座席管理に特化した機能のみを搭載しています。機能が少ない分、多機能型より安く導入できる点が魅力です。

• 多機能型

多機能型は会議室予約や備品管理、決済機能などを搭載しています。受付システムと連携している場合もあり、顧客との商談にも活用できる点が魅力です。

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座席管理システムには座席予約や在籍状況の確認機能、利用状況分析などさまざまな機能があります。

• 座席予約
• レイアウト作成
• チェックイン
• 在籍状況の確認・検索
• 利用状況の集計・分析
• 外部連携
• セキュリティ・アクセス制限

以下の記事ではこれらの機能について、どのような場面で役立つのか、製品によってどのような機能に分かれるのかまとめています。ご参照ください。

関連記事：座席管理システムの機能を詳しく説明！フリーアドレスでの活用に役立つ特徴も解説｜ミツモア

座席の使用状況をすぐに把握できる

座席の使用状況がリアルタイムで画面に反映されるため、人を探す時間を削減できます。フリーアドレス制を採用している場合、座席の使用状況は日々異なります。

座席管理システムを導入すれば画面上で誰がどこに座っているかを素早く把握できるため、社内を探し回る必要がありません。電話の取次ぎや相談ごとをする場合も、すぐに相手を見つけられます。

またハイブリッドワークを導入している場合も、オフィスワークと在宅勤務のどちらの出勤形態か、素早く確認できます。複数の勤務形態を採用している場合も安心です。スムーズに情報共有ができ、トラブルが発生しても早期解決につなげられます。

オフィス稼働率向上により柔軟な働き方を実現できる

多機能型座席管理システムを導入すると、働き方の柔軟性が高まります。システム上で会議室予約や受付管理、出退勤時刻の打刻などが可能になり、業務効率化や利便性向上につながります。また働きやすい職場環境を整備でき、一定水準以上のオフィス稼働率が望めます。

スペースの利用状況を把握し最適化できる

座席管理システムには座席の利用実績をデータ化する機能が搭載されています。座席の利用状況からオフィスのスペースが適正か、フリーアドレスの座席数を調整すべきか、正確な判断が下せます。

空席が目立つ場合は会議スペースやコミュニケーションスペースとして構成し直すなど、別の利用方法を検討することもできます。

座席の固定化を防止できる

フリーアドレス制度には、近くにいる従業員が固定されないことで、さまざまな人とコミュニケーションを図れるメリットがあります。新しいアイデアも生まれやすくなるでしょう。

座席管理システムの種類によっては、ランダムに座席を決められる機能が搭載されている製品があります。座席の固定化を防止し、コミュニケーションの活性化・流動化を図ることが可能です。座る位置が変わると、気持ちの切り替えにもつながるでしょう。

関連記事：フリーアドレスとは？種類やメリット&デメリットについて解説｜ミツモア

予約・チェックイン機能の種類

座席管理システムを選ぶ際は、予約機能の種類に注目しましょう。時間単位で予約できる機能や、数カ月先まで予約できる機能など、細かい条件を指定できる機能があると便利です。

チェックイン・チェックアウト機能にもさまざまな種類があります。専用端末・スマホアプリ・ICカードといった登録方法があるため、自社に適した機能を選びましょう。

そもそも座席管理システムでは、従業員が着席時や離席時にきちんと登録しなければ、現状が正確に反映されません。従業員の使いやすさにこだわって、システムを探すことも大切です。

自社のフリーアドレス運用方針に対応できるか

フリーアドレスを導入しているオフィスには、それぞれ独自の運用方針が存在します。ツールを選ぶ際は運用方針に対応できるかもチェックしましょう。

例えば管理職や特定部署のみ座席を固定したい場合は、それに対応できる機能が搭載されていなければなりません。座席の固定化を防ぎたいのなら、ランダムで座席を決められる機能が便利です。

システムによっては特定の座席を、永続的に予約できる機能や、内線番号を特定の席に指定できる機能が備わっているケースもあります。自社の運用方針に合ったツールを選びましょう。

出社状況確認機能の有無

コロナ禍が収束し、テレワークと出社を交えたハイブリッドワークを推進している企業も多いでしょう。出社状況確認機能が搭載された座席管理システムを選べば、テレワーク社員の出社状況も把握でき、意思疎通が取りやすくなります。

会議や営業で一時離席している状況が分かる機能も便利です。どこで誰が何をしているのかがひと目で分かるツールなら、人を探す手間や時間を大幅に削減できます。

勤怠管理システムと連動できる機能がある場合は、勤務時間の自動計算も可能です。テレワーク出社の打刻にも対応しているツールを選ぶのがおすすめです。

関連記事：ハイブリッドワークとは？国内状況や必要なツールについて解説｜ミツモア

座席管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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