Evernoteはクラウド上にメモなどを記録し、保存・管理できる便利なソフトウェアです。世界中に多くのユーザーを持ち、パソコンだけでなくスマートフォンからも使えます。
どのような機能があるのかや、仕事や勉強、生活で使える活用術など、初心者でもすぐにできるEvernoteの使い方を解説します。
Evernoteとは?
メモの取り忘れによって、うっかりやるべきことを忘れてしまったり、アイディアが消えてしまったり、ミスを起こしてしまうことは誰にでもある経験でしょう。Evernoteを使えば、そんな悩みを解消できるかもしれません。
クラウド上のメモ作成アプリ
Evernoteはクラウド上にノートを取ることができるソフトウェアです。自分のノートを作り、その中にメモを書き込めます。累計ユーザー数は2億ともいわれ、世界中の人から愛されているサービスです。
文字はもちろん、PDFの書類や画像、動画も保存できるので、ちょっとしたことをメモするだけではなく、書き込んだ内容を発展させて思考を整理するのにも役立ちます。
クラウド上にデータが管理されているため、スマホやパソコンなどを使って、どのような場所からでも簡単にアクセスできる点も魅力です。
Evernoteの使い方【基本編】
Evernoteでは具体的にどのようなことができるのしょうか。搭載されている基本的な機能を5つ紹介します。これらを使いこなして情報をまとめましょう。
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ノートブックの作成
Evernoteは「どこからでも簡単にノートやメモを残せること」を重視したサービスです。Evernoteに登録したてで、まだ何も書き込みをしていない場合、まずは新しいノートを作成しましょう。
作成したノートは議事録やプロジェクトの計画、Todoリストなどに役立ちます。
主にタイトルと本文を入力することで、内容をまとめます。単なる自身のメモとしても利用できるほか、共有機能を使えば共有の議事録として利用できるでしょう。
また表の作成機能を使用すれば、わかりづらい数値なども可視化。表内には文字だけでなく画像などノートで使えるコンテンツを好きなように配置でき、見た目を美しく整えることができます。Excelのように表が手軽に作れるので、データ管理やプロジェクトの目標策定、管理にも便利です。
他にもチェック機能を使用すれば、Todoリストの作成ができます。リマインダー機能で日付と時間すれば、PCで設定した予定がスマホでリマインドされるため、Todoリストをスケジュール管理に応用が可能です。
多彩なデータ保存機能
evernoteのノート機能はテキストだけではなく、さまざまなデータを保存できます。以下は全てevernote内に保存できるデータです。
- 画像
- 音声
- 動画
- 自分で描いた絵
- PDFデータ
- Office系ファイル(Excel,Wordなど)
- Webページのリンク
情報の一元化や別の人への情報共有ツールとしても使いやすいでしょう。情報はパスワードをかけられるのでセキリュティ面でも安心です。
手書き機能では、文章でまとめられないイメージを書いて保存できます。MTGなどで出た抽象的なイメージをいなかったメンバーに情報伝達でき非常に便利です。
保存の基本操作はドラック&ドロップするだけで保存が可能に。拡張子が MP3(音声データ)やMOV(動画データ)でもドラック&ドロップで保存可能です。
さらに「Evernote Web クリッパー」という拡張機能を使えばWeb上のコンテンツも簡単に保存できます。
拡張機能を入れると出てくる右上のEvernoteのアイコンをクリックし、保存の方法を選択するだけで保存できます。保存の方法はページ全体のコピーやブックマーク、スクリーンショットなど様々な方法で可能です。
他にも月額会員となれば、名刺などの書類を撮影すると、そこに書かれている内容を自動認識してテキスト化してくれる機能なども使用できるので便利です。
細かいところまで検索
優秀な検索機能が搭載されているので、一度作成したノートを後から調べることが簡単です。メモの内容全体が思い出せなくても、キーワードを特定するだけで検索できるのです。
メモの内容を記憶だけを頼りに、メモをペラペラめくるという作業をすることなく、素早く目的の情報までたどり着けるでしょう。
またevernoteの検索機能は、文字だけでなく写真や画像に含まれるテキストを認識可能。さらに月額会員なら、ノートに張り付けたPDFやOffice文書の中の文字まで検索でき、検索時に目的のノートが引っかからないことが、ほとんどありません。
更に情報の整理にはタグ機能が便利です。タグを追加することによって、違うノートブックに入っているノートをキーワードごとに1つにまとめられるので、情報整理が簡単になります。
さまざまなデバイスで共有可能
EvernoteはPCだけでなく、スマホでひとつのアカウントにログインができます。また、必ずしもアプリをダウンロードする必要はなくブラウザからも確認できるため、様々なシチュエーションに適応できるでしょう。
例えば仕事に活用できそうなアイデアを散歩中に思いついたとします。
しかしプライベート用のスマートフォンしか持っていなかった場合、メモしても端末内にしかデータを残せません。
Evernoteを使っていれば、Evernote上に残したメモを、ほかの端末からでも確認できます。アイデアを新鮮なまま1つのアプリに蓄積できるので、スムーズに活用できるのです。
他アプリと連携し、より快適に
Evernoteは単体でも便利なのですが、他のアプリと連携することによって、より快適に使用できるようになります。連携できるアプリは無数にあるので今回はその中から特に便利な4つのアプリを紹介します。
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Slack
Slackは多くの企業で近年取り入れられているチャットツールです。Evernoteとの連携によってSlackのメッセージの保存や、ノートをSlackに簡単に共有できるようになります。
これによって、情報が流れてしまうというSlackの欠点を解消することができます。
参考:Slack |
FastEver3
Fastever3は素早くメモを取ることに特化したiOSアプリです。起動するとすぐにメモを取る画面が表示され、入力して保存するだけでEvernoteに新しいノートを作成することができます。
テキストだけでなく、写真の添付や、チェックリストの挿入なども可能です。また買い切り型のため長く使っても課金が発生しないところも便利な点です。
twieve
twieveはTwitterの自分のツイートやお気に入り、リツイートしたツイートを自動でEvernoteに保存してくれるWebアプリです。
気になるツイートを見つけたときに、わざわざテキストをコピーしてEvernoteに張り付けなくてもお気に入りをタップするだけで保存することができます。
Twitter上でもお気に入りは確認できますが、Evernote上の他の情報やタグ機能などを使った情報整理をする場合は、このアプリが便利です。
参考:twieve-ツイエバ |
Cronofy
CronofyはカレンダーアプリとEvernoteの連携に使う仲介役のWebアプリです。
Googleカレンダーや、Outlook、iOSのカレンダーと連携可能で、Evernoteで設定した予定がカレンダーに反映されます。またカレンダー側で予定を変更すると、Evernoteのリマインドの時間も自動で変更されるため、予定の管理がやりやすくなります。
参考:Cronofy |
Evernoteの使い方【応用編】
Evernoteは用途によってさまざまなシーンで活躍します。主に下記のシーンで活躍するでしょう。
- 仕事
- 勉強
- 生活
Evernoteの機能をしっかり把握し、活用すればより日々の過ごし方が便利になるのです。
仕事で使える活用術3選
Evernoteはメモや議事録をするだけではありません。多彩な機能をうまく活用して、仕事で扱う情報の保存や整理を行いましょう。
【タスク管理】
Evernoteで作成したToDoリストは以下の利点があります。
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Evernoteはさまざまなデバイスで閲覧できます。移動中などでもスムーズに予定を確認可能です。
また作業用のファイルをタスクリストに添付できるので、すぐに作業に取りかかることができます。リマインダーの追加もできるため、忘れてしまうこともありません。
更に「Cronofy」と「Trello」と連携アプリすると更に便利です。「Cronofy」は上でも紹介したカレンダーとの仲介役アプリで「Trello」はチームで作業するのに役立つタスク管理アプリです。
「Trello」はevernoteと連携することでタスクにノートを添付可能。そのためタスク処理に必要なマニュアルなどをノートに添付しておくと、効率よくタスクを処理することができます。
参考:Trello |
【資料の作成・共有】
Evernoteで資料の作成や共有を行うと以下の利点があります。
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Evernoteは仕事に必要な写真、音声、映像、自身で描いた絵などを簡単に取り込めます。
そのため保存用の資料作成にも使えるでしょう。とくに簡易的なメモやまとめ資料は短時間で作成できて、手軽に編集・閲覧ができ便利です。
また業務指示を出すときには「注釈機能」や「公開リンク」を使うことで、指示を書き込みそのまま共有できます。
【レギュレーション管理】
Evernoteでレギュレーションを作ると以下の利点があります。
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例えば初めて業務に参加する方にオンライン上で共有できるレギュレーションがあれば、わからなくなっても都度確認できるため便利でしょう。
Evernoteで作成すると、手順やフローをテキストだけでなく図や表で伝えられます。
また誰でも編集できるため、管理者が複数人いても管理が簡単です。
【名刺管理】
Evernoteでの名刺管理は以下の利点があります。
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Evernoteのアプリを使用すれば、スマホカメラで簡単に取り込みが可能です。
取り込んだ名刺は、検索機能が充実しており、名前だけでなく社名や部署名などでも探せます。スマホで検索すれば電話番号やメールアドレスなどを呼び出して、そのまま先方と連絡を取れるでしょう。
また大量に名刺を取り込みたいときは、スキャナと連携できます。高速で取り込める上、文字の縦横を自動判別してくれるため、非常に便利です。
【メール保存】
Evernoteでメール保存をすることで以下の利点があります。
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メールをEvernoteに転送する際に、件名の末尾にコマンドを入れれば、リマインダーやタグを挿入できます。メールにリマインダーをつけることで、返信を忘れずに行えるほか、タスクがある場合はリスト化も可能です。
またタグをつけグルーピングすれば、クライアントごとにログをリスト化できるなどの応用法があるでしょう。
勉強に使える活用術2選
Evernoteを使って勉強を効率よく進めましょう。Evernoteだからこそできる勉強法を2つ紹介します。
【学習ノート作成】
Evernoteで学習ノートを作成すると以下の利点があります。
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勉強でEvernoteを使う一番のメリットは検索性です。書いた文字や撮った写真を含めて今まで勉強した内容が検索できるため復習に役立ちます。
また「Noteshelf」というアプリと連携するとさらに勉強しやすくなります。連携すると「Noteshelf」で取ったノートが自動でEvernoteのノートにまとめられ、書いてある文字が読み取られます。
復習するときはEvernoteで検索をかけるとその時に取ったノートの内容を調べることが可能です。
また「Noteshelf」は高機能なノートアプリで筆圧や書く速度によって線の太さが変わるなど実際に紙に書くのに近い体験をすることができます。
【暗記カードの作成】
Evernoteで暗記カードを作成すると以下の利点があります。
・アプリと連携すれば、書き出してクイズ形式にもできる |
暗記カード作成におすすめなのが「Everword」というアプリです。
連携するとEvernoteのノートを自動で暗記カードにすることができます。また覚える際も3段階で習熟度を評価でき、それに合わせて出題の頻度を変更してくれるため暗記の効率化が見込めます。
勉強ノートの作成と組み合わせるとより高い効果が望めるでしょう。
生活で使える活用術3選
Evernoteは日々の生活にも役立てられます。日常のどんなシーンで活躍するのかみていきましょう。
【レシピ本作成】
Evernoteでレシピを作成すると以下の利点があります。
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Webや雑誌で見つけたレシピを保存しておくことができます。さらに実際に作ってみて気になった点をコメントに入れておくことで好みの味のレシピを簡単に残すことが可能です。
料理の系統や味の評価などをタグ付けすると次回作るときに探しやすくなります。
お気に入りのレシピをたくさん集めて自分だけのレシピ本を作ってみましょう。
【消耗品の管理】
Evernoteで消耗品の管理をすると以下の利点があります。
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消耗品を購入したら写真を撮ってEvernoteに挙げるだけで消耗品のストックを切らすことや、同じものを重複して買ってしまうというミスを防ぐことができます。
管理を行うコツは表を作って期間で表を分けることです。期間で分けることによって前に購入した時からどのくらい買っていないのかが見てわかりやすくなります。
【ウィッシュリスト】
Evernoteで消耗品の管理をすると以下の利点があります。
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ウィッシュリストは将来したいことやほしいものなどをまとめたリストです。やりたいことを調べると、残しておきたい情報が多くなりがちですが、まとめる場所を決めてないと調べた情報が行方不明になることがあります。
そんな時に使えるのがウィッシュリストです。EvernoteではWebページのリンクや写真を挿入できるのでやりたいことの管理が簡単になります。
サービスのプランは4種類
Evernoteはユーザー登録を行うことで、誰でも無料で使用できます。しかし無料会員の場合には、使える機能が限られるため注意が必要です。
またEvernoteには4種類のプランがあります。それぞれの特徴を押さえ、使い方にあったプランを選択しましょう。
FREE
無料で使えるプランはFREE(旧ベーシックプラン)と呼ばれます。
デスクトップパソコン、ノートパソコン、モバイルのうち2台の端末でデータを同期でき、その時の作業環境に適した方法で資料作成や閲覧が可能です。他人との情報共有にも使うことができます。
月間のアップロード容量の上限は60MB、ノートは25MBという制限はありますが、文字のみのデータであれば容量は軽いため、FREEは文字の記録を中心に残したい人にとって魅力的なプランといえます。
同期可能台数 | 2台まで |
1ノートの上限容量 | 25MB |
月間アップロード容量 | 60MB |
主な機能 |
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PERSONAL
PERSONALは月額680円で使用可能です。FREEとは異なり、同期できる端末数の制限がなかったり、ノートをオフラインでも使用できたりするため、複数の人との情報共有に向いています。
またFREEよりもノートの容量上限が多く、200MBまで可能です。月間のアップロード数も10GBまで可能なので、画像や動画を扱いたい人にとっては魅力的なプランといえます。
さらにPERSONALでは、PDFで作成された書類やスキャンされたJPG画像、Officeで作成された文書などでの文字検索が可能です。キーボード入力された文字だけでなく、手書きの文字も認識されるため、探しているメモをすぐに見つけられます。
同期可能台数 | 無制限 |
1ノートの上限容量 | 200MB |
月間アップロード容量 | 10GB |
主な機能 |
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PROFESSIONAL
PROFESSIONALは月額850円で利用可能です。PERSONALでも容量や機能が足りない人向けのプランで、月間20GBまでアップロードすることができます。
Googleカレンダーと連携するアカウントが2つまで選択できる他、SlackやMicrosoft Teams、Salesforceと連携することもできます。
同期可能台数 | 無制限 |
1ノートの上限容量 | 200MB |
月間アップロード容量 | 20GB |
主な機能 |
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TEAMS
TEAMS(旧法人向けプラン)は月額1,100円で利用可能です。TEAMSという名前の通り、複数の社員がひとつの仕事に取り組む際に便利な機能が豊富に搭載されています。
例えば共有スペースでの共同作業や、チームの作業履歴を確認することができます。またチームのデータを管理できるため、必要な情報を速やかに収集し戦略を練ることが可能になるのです。
容量は月間20GBに加え、1ユーザーあたり2GBが追加されますが、TEAMSは最低2ユーザーからで、1人では使用できない点に注意しましょう。
同期可能台数 | 無制限 |
1ノートの上限容量 | 200MB |
月間アップロード容量 | 20GB+2GB/ユーザー |
主な機能 |
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Evernoteを使いこなそう
Evernoteは簡単手軽にどこからでもメモが取れる、クラウドツールです。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、さまざまな端末からアクセスできます。
ノートに書き込めるものはテキストだけでなく、PDFや画像、Webクリッパーで記録したWeb画面などさまざまです。
ノートにメモを作成して情報をまとめるのにも活用できますが、さまざまなところから収集した情報を管理・保管する場所にするにもよいでしょう。
料金プランは4つあり、連携できるアプリは無数にあります。プランやアプリは使い方に合わせて変えていき、効率よく情報を管理しましょう。
名刺管理ソフトの比較ならミツモアがおすすめ
Evernoteではメモやデータを気軽に保存できます。ただ名刺のような個人情報については名刺管理ソフトを使いましょう。名刺管理ソフトを活用して業務を最大限に効率化するためには、会社の目的や課題に合ったシステムを選ぶのが大切です。
とはいえ、豊富な種類の名刺管理ソフトがあるため、資料請求や比較検討に時間や手間がかかってしまうことも。
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